Agiles - flexibles – digitales Arbeiten: Eine Entscheidungshilfe für das passende Collaboration Tool

Als Konvergenzpunkt von Menschen, Mitarbeitenden und Betrieb ist der Arbeitsplatz ein mächtiger Hebel für die Digitalisierung. Innovationen und Kundenerlebnisse haben ihren Ursprung in der DNA der Unternehmenskultur. Ohne die passende Umgebung bekommen Unternehmen nur sehr schwer innovative Mitarbeitende. Und aus den bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird ohne entsprechende Kultur kein intelligenter Schwarm, in dem kooperativ und gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird.

Nicht ohne Grund ist Teamwork daher eine der Kernkompetenzen, die in nahezu jedem Job gefordert ist. Die Zusammenarbeit ist – neben Konferenzen und Meetings – ein weiterer Aspekt von produktivem Arbeiten. Die Stärken jedes Mitarbeitenden können durch diese gezielt genutzt und aktiv eingebracht werden. Gleichzeitig bietet sich die Chance individuelle Schwächen im Team auszugleichen. Doch wie gestaltet sich agile und flexible Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter, geprägt durch Flex-Work und Remote-Meetings, die nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie in den Vordergrund gerückt sind?

Der Softwaremarkt bietet viele Lösungen für die digitale Zusammenarbeit. Video-Collaboration Tools vereinen Conferencing-, Messaging- und Forenkonzepte, um zu einem erfolgreichen cross-funktionalen und dezentralen Teamwork beizutragen. Um möglichst viele Aspekte der Kollaboration digital zusammenzuführen, reichen die Funktionsumfänge von Collaboration Tools über die reine Kommunikation via Video/Audio hinaus. So verfügen viele dieser Lösungen über Funktionalitäten zur Freigabe und persistenten Ablage von Dateien sowie Plugin-Infrastrukturen, um Nutzern die Integration von Drittanbieter Apps und Einbindung selbst entwickelter Zusatzfunktionen zu ermöglichen. Doch welches ist die integrativste Lösung?

Microsoft Teams – Das umfangreiche Tool des Markführers für Büroanwendungen

Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft, die beständige Arbeitsplatz-Chats, Videokonferenzen, Dateiablagen (einschließlich der Live-Zusammenarbeit an Dateien) und Anwendungsintegrationen kombiniert. Der Dienst ist Teil der Microsoft Office 365 Suite und wird mittelfristig die weit verbreitete Lösung Skype for Business ersetzen.

Microsoft Teams liefert ein System mit stabilen Versionen sowie einer großen Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen (49 Personen) und Live-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern. Teams ist so konzipiert, dass die bestmögliche Audio-, Video- und Inhaltsfreigabe unabhängig von Netzwerkbedingungen gegeben ist. Sollte die Bandbreite jedoch unzureichend sein, priorisiert Teams die Audio- über die Videoqualität.

Weiterhin bietet das Tool eine ausführliche Dokumentation inklusive Tutorials zu verschiedenen Use Cases. MS Teams punktet mit der nativen Integration gängiger MS-Produkte wie Word, PowerPoint, Excel und Visio. So können Dateien in den für diese Lösungen üblichen Formaten direkt innerhalb des Tools und live von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden. In Kombination mit Funktionalitäten zum Freigeben von Bildschirminhalten sowie der Übergabe der Desktop-Steuerung werden umfangreiche digitale Kollaborationsmöglichkeiten geboten.

Durch den eingebundenen App-Store können in Microsoft Teams eine Vielzahl von Drittanbieteranwendungen integriert werden. Diese reichen von Projektmanagement-Lösungen, über Workflow Automation Tools bis hin zu verschiedenen Chatbots.

Als Nachteil des Collaboration Tools von Microsoft kann die fehlende Möglichkeit angesehen werden, dieses losgelöst von der Office 365 Suite zu erwerben. Dies ist jedoch in der Regel auch nicht notwendig, da der Dienst in drei von vier ohnehin weit verbreiteten Unternehmenslizenzen inkludiert ist. Die Einbindung in die Microsoft-365-Business-Pakete geht mit dem wesentlichen Vorteil einher, dass die Lösungen SharePoint und Exchange mitgeliefert werden, wodurch geteilte Dateien in SharePoint, Team-Chats und Kanal-Chats innerhalb eines ausgeblendeten Ordners der Exchange Online Mailbox gesichert werden.

Cisco Webex Teams – Die umfassende und überzeugende Alternative

Webex Teams, ehemals Spark, ist eine Anwendung von Cisco für die kontinuierliche Zusammenarbeit im Team. Cisco liefert ein Tool mit stabilen Versionen und einer großen Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen sowohl bei der freien Lizenz (20 Personen) als auch der gebührenpflichtigen Lizenz (200 Videoteilnehmer). Live Events sind mit bis zu 10.000 Teilnehmenden möglich. Das Tool verfügt nativ über ein für jeden User zugängliches digitales Whiteboard, mit dem Skizzen und Notizen während eines Meetings festgehalten und auch im Nachhinein noch nachvollzogen und überarbeitet werden können.

Weiterhin bietet Webex Teams eine umfangreiche Microsoft Office Integration: über Add-ins wird der direkte Zugriff auf MS Excel, Word oder PowerPoint ermöglicht. Die Integration verschiedener Kalenderlösungen – wie unter anderem Outlook und Google Calendar – wird ebenfalls unterstützt. Dateien können sowohl innerhalb von Chats geteilt als auch für ganze Kanäle freigeben werden. Die Zugriffs- und Identitätsverwaltung für Dateien kann durch die Berechtigungssysteme eines integrierten File Systems wie SharePoint, Google Drive oder Dropbox erfolgen.

Auch Webex Teams bietet einen App Hub, durch den diverse Drittanbieterlösungen und Bots in das Tool integriert werden können. Für Software Developer könnte vor allem die umfangreiche Unterstützung des weit verbreiteten Projektmanagement-Tools Jira von Interesse sein.

Slack – Der Vorreiter des digitalen Collaboration-Konzepts

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst des Unternehmens Slack Technologies und dient zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen. Das Tool gilt als Vorreiter der kanalbasierten Chats und bietet nicht nur umfangreiche Chat-Funktionen (sowohl kanalbasiert als auch in Direktnachrichten), sondern stellt auch Features wie die Freigabe von Dateien sowie Audio- und Videoanrufe zur Verfügung.

Als plattformagnostische Lösung steht Slack als Desktop-Version für alle gängigen Betriebssysteme, als mobile App für Android, iOS und Windows Phone sowie als browserbasierte Web-Anwendung zur Verfügung. Videoanrufe sind allerdings aktuell den Desktop-Versionen vorbehalten.

Slack zeichnet sich durch eine breite Palette von Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten aus. Durch den mitgelieferten Workflow Builder können Routineaufgabe einfach automatisiert werden. Slack-Workflows lassen sich aus einem Auslöser und einer Reihe von Schritten, die bei einer Aufgabe ausgeführt werden müssen, zusammensetzen. Der Hersteller wirbt damit, dass User durch die vorgefertigten Workflow-Vorlagen und ausführlichen Anleitungen auch ohne weitreichende Programmierkenntnisse einfach zum Ziel kommen.

Slack-Apps von Drittanbietern oder aus Eigenentwicklung bieten Möglichkeiten, die über die reine auslösergesteuerte Ausführung von Prozessschritten hinausgehen. Die Slack-APIs gewähren Developern Zugriff auf viele Aspekte und Funktionen der Plattform und ermöglichen so eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten.

Wird also ein wenig Arbeit in die Auswahl relevanter Automatisierungen und Integrationen gesteckt, hat Slack das Potenzial ein eigens auf die individuelle Arbeitsweise eines Teams zugeschnittenes Kollaborations-Tool zu werden.

Amazon Chime – Der Außenseiter mit flexiblen Kommunikationsoptionen

Amazon Chime ist ein Kommunikationsdienst des Cloud-Computing Anbieters Amazon Web Services. Konferenzen sind mit bis zu 16 Videoteilnehmenden und 250 weiteren Audioteilnehmenden möglich. Developer können die Infrastruktur und Services verwenden, auf denen Amazon Chime beruht und mit dem Amazon Chime SDK Funktionen für Sprachanrufe, Videoanrufe sowie Bildschirmfreigaben direkt zu den Anwendungen hinzufügen.

Amazon Chime zeichnet sich durch die Integration anderer Dienste der AWS Cloud Plattform aus. So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, in Kombination mit den Diensten Amazon Lex und Amazon Lambda Chatbots komplexe Workflows und Funktionen für Chime zu entwickeln und einzubinden.

Durch Hosting in den Rechenzentren von Amazon Web Services werden bei Chime automatisch skalierte Ressourcen für anfallende Lasten bereitgestellt. Die SLAs von Amazon garantieren stabile Uptimes und versprechen großzügige Rückzahlungen sollte es zu Ausfällen kommen.

Also... Welches dieser Tools ist das Beste?

Die nachfolgende Tabelle, die wir euch im PDF-Format zur Verfügung stellen, soll die vorgestellten Collaboration Tools in ihren Funktionen vergleichen. Zu diesem Zweck wurden, basierend auf eigenen Erfahrungen, Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen, aber unter Berücksichtigung der Software Requirements Specification nach IEEE 830, zunächst Kernfunktionen identifiziert, die ein Collaboration Tool integrieren sollte.

Hierzu zählen möglichst vielfältige Kommunikationsarten, das gemeinsame Bearbeiten von Dateien und die Bildschirmfreigabe mit ggf. dem Teilen der Desktop-Steuerung. Zudem sollten die Anwendungen die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz erfüllen und möglichst alle gängigen Betriebssysteme unterstützen.

Collaboration Tools im Vergleich

Natürlich lässt sich die Frage nach der besten Anwendung nicht ganzheitlich und für jedes Unternehmen gleich beantworten. Eine endgültige Entscheidung hängt zusätzlich von Einflussfaktoren außerhalb der betrachteten Kriterien ab, wie beispielswese der IT-Strategie oder dem Preis- und Lizenzmodell. Hier stellt sich die Frage, ob sich Kosten und Nutzen der einzelnen Lösungen die Waage halten und zum jeweiligen Unternehmen passen. Eventuell können einzelne Schwächen der Tools durch zusätzliche, gegebenenfalls bereits integrierte Software kompensiert werden.

Amazon Chime ist von den betrachteten Lösungen das am wenigsten ausgereifte Collaboration Tool, punktet jedoch mit der Integration anderer Dienste der AWS Cloud Plattform.

Slack bietet sich für Unternehmen an, die bereits über eine Videokonferenzlösung verfügen und diese um eine kompetente Chatanwendung ergänzen möchten. Die mächtigen APIs und der integrierte Workflow Builder bieten allerhand Möglichkeiten, die Funktionalitäten an individuelle Arbeitsweisen anzupassen.

Wer auf der Suche nach einem allumfassenden Tool ist, ist mit Microsoft Teams sehr gut bedient. Besonders wenn andere MS-Office-Anwendungen bereits im Unternehmen etabliert sind, lohnt es sich auf die Lösung von Microsoft zu setzen – zumal hier womöglich keine zusätzlichen Kosten anfallen, da fast alle Businesspläne eine Lizenz für Teams inkludieren.

Sollte dies nicht gewünscht sein oder anderweitige Büroanwendungen benutzt werden, ist Cisco Webex Teams eine hervorragende Alternative zum Dienst des Marktführers. Mit einem umfangreichen Funktionsangebot steht es MS-Teams in keinerlei Hinsicht nach.

Und nun: viel Erfolg und Spaß bei beim Digital-Collaborating!

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