Wie kann die Arbeit des Scrum Masters trotz Remote-Arbeit aus der Perspektive der Wert­schöpfungs­generierung transparent gemacht werden?

Was ist die Rolle des Scrum Masters?

Der Scrum Master als True Leader ist „ergebnisverantwortlich für die Effektivität des Scrum Teams“ (S. 8, Scrum Guide 2020). Der Scrum Master bewegt sich im theoretischen Rahmen, der folgende Bestandteile beinhaltet:

• Die Scrum-Theorie, die nach Scrum Guide auf Empirie und Lean Thinking basiert,
• die fünf Scrum-Werte

  • Commitment, Fokus, Offenheit, Respekt, Mut
• die drei Scrum-Säulen

  • Transparenz, Überprüfung, Anpassung
• und das Scrum-Team-Modell

  • „eine geschlossene Einheit von Fachleuten, die sich auf ein Ziel konzentrieren, das Produkt-Ziel“ (S. 6, Scrum Guide 2020)

Die Präsenz des Scrum Masters

Ein wichtiges Werkzeug des Scrum Masters ist seine Präsenz. Die Dynamik des Teams kann so besser verstanden und wahrgenommen werden.

Präsenz lässt sich aufteilen in Anwesenheit (räumlich) und Gegenwart (zeitlich). Die Remote-Arbeit hat auf beide Aspekte einen Einfluss. Die räumliche Präsenz und alle zufälligen Kontakte und Auswirkungen der Anwesenheit fallen so gut wie weg.

Dabei läuft man insbesondere Gefahr, dass die verbale Kommunikation höher bewertet wird als die nonverbale Kommunikation, die Wirksamkeit aber ergänzend sein sollte. Die nonverbale Kommunikation wird bei der remote-Arbeit vernachlässigt, denn über die Video-Konferenz erfolgt sie nicht in der gleichen Intensität, wie wenn die beteiligten Teilnehmenden vor Ort in einem Raum wären. Die remote Kommunikation beschränkt sich somit auf folgende Kanäle:

• Video/Bild:

  • Hohe Kommunikationsgeschwindigkeit, eine fast automatische Aufnahme seitens Konsumenten ohne grössere gedankliche Anstrengung, bessere Anschaulichkeit.
  • Die nonverbale Kommunikation ist reduziert, da die Kommunikationspartner nur einen Teilausschnitt mitbekommen. Zudem verhalten sich Menschen bei einer Video-Übertragung anders, als wenn sie in einem Raum wären (Blickkontakt, Gestik, Mimik).
• Text / Sprache:

  • eindeutiger als Bild, kann den Leser ansprechen, Schwerpunkte setzen und Einzelaspekte betonen, verfügt über die Möglichkeit zum Auffordern.
  • Zu beachten ist auch via Text/Sprache, dass die Kommunikationspartner anderes kommunizieren, als wenn sie in einem Raum wären. Aus der Erfahrung der Autoren konzentrieren sich die Zuhörer eher auf das gesprochene Wort.

Verschiedene Auswirkungen der fehlenden Präsenz

Auswirkung 1: Team und Zusammenarbeit

Eine der wichtigsten Aufgaben des Scrum Masters ist sicherzustellen, dass die Scrum-Werte vom Team respektiert und gelebt werden. Dies erfolgt häufig direkt über die bereits angesprochene Präsenz des Scrum Masters. Fällt diese physisch weg, muss der Scrum Master Alternativen schaffen, wie digitale Kaffeepausen einlegen oder einen zusätzlichen digitalen Austausch zu festen Zeiten (fachlicher, informeller oder Lunch- & Learn-Austausch) einplanen.

Auswirkung 2: Begrenzte Sinneswahrnehmung (Beobachten / Spüren)

Eine weitere Herausforderung stellt die begrenzte Sinneswahrnehmung dar. Bei Remote-Arbeit ist die Sinneswahrnehmung beschränkt auf das Sehen und Hören. Das Spüren der Atmosphäre fällt weg. Aber was ist das eigentlich, die Atmosphäre oder Stimmung, die wir alle in einem Raum wahrnehmen können? Eine treffende Beschreibung ist: «Atmosphäre ist der Ton, mit dem die Persönlichkeit den Raum erfüllt.» Dieser Effekt fällt natürlich nicht nur für den Scrum Master weg, sondern für alle Beteiligten. Der Scrum Master muss daher darauf achten, dass er Team-Mitglieder, die bisher über diese Präsenz einen positiven Einfluss auf den Zusammenhalt hatten, auch im Rahmen der Remote-Arbeit einbindet. Das kann der Scrum Master beispielsweise so machen, dass er Gespräche steuert und die Gesprächsanteile gleich verteilt und dass der Fokus im virtuellen Austausch weiterhin gewährleistet ist.

Auswirkung 3: Ungeplante Situationen

Der Zufall ist leider eines der ersten Opfer des Homeoffice. Das zufällige Gespräch am Kaffeeautomaten, die zufällige Beobachtung oder das zufällige Zusammenfallen von Ereignissen fällt im Homeoffice weg. Dabei sind diese Momente sehr wertvoll, weil sie einen positiven Einfluss auf die Wertschöpfung, die Zusammenarbeit und die Kultur haben. Es ist sehr schwierig, den Ersatz für den weggefallenen Zufall zu planen und die Möglichkeiten sind beschränkt. Lösungen könnten beispielsweise sein, bei geplanten Online-Meetings bereits fünf Minuten vor dem Start anwesend zu sein, Zeit für das Check-In resp. Check-Out zur Verfügung zu stellen oder der Einsatz von Remote-Spielen.

Auswirkung 4: Sinnesschärfung

Eine weitere Herausforderung stellen Lernprozesse dar, die als Teil des Aufbaus der Team-Performance durch den Scrum Master begleitet werden. Der Kontext bei Remote-Arbeit wird sehr stark reduziert und die Resonanz des Kontexts (Atmosphäre im Raum, etc.), die beim Memorieren hilft, geht verloren. Lernprozesse erfordern dadurch eine besondere Schärfung der beiden eingesetzten Sinne (Hören und Sehen). In diesem Schritt muss der Scrum Master Lernformen finden, die besonders darauf eingehen. Die Berücksichtigung von unterschiedlichen Lerntypen, der Einsatz von multimedialen Lerninhalten sowie der Einsatz von Online Kollaborations-Werkzeugen (z.B. Mural) können dabei helfen.

Vorteile bei räumlich verteilten Teams

Trotz den genannten Punkten, die bei räumlich verteilten Teams den Scrum Master herausfordern, gibt es auch Vorteile:

• Durch Homeoffice wird die Präsenz für alle auf ein Bild begrenzt. Personen, die vorher durch ihre Präsenz andere «übertönen» konnten, haben einen geringeren Vorteil. Dies trifft auch auf die Präsenz von Linienvorgesetzten zu.
• Digitale Whiteboards sind direkt online verfügbar und Ergebnisse werden schneller / besser dokumentiert.
• Zudem fallen Transferzeiten und –kosten weg.

Remote-Teams waren auch vor der Pandemie-Situation eine häufige Praxis, daher finden sich viele Anregungen von erfahrenen Scrum Mastern, wie diese Situation zu meistern ist. Zusammenfassend sind die Punkte in der folgenden Grafik abgebildet:

Wertschöpfung transparent machen

In einer Anwesenheitskultur – die trotz Homeoffice im Hintergrund weiterhin existent ist – hat es eine Rolle wie der Scrum Master ohne messbare Lieferergebnisse eher schwer, seinen Wert transparent zu machen.

Darum ist es umso wichtiger, dass der Scrum Master hier bewusst seine Spuren hinterlässt.

Möglichkeiten, um seinen Wert zu verdeutlichen, sind:

• Die Funktion als Drehscheibe im Team nutzen. Wenn die Präsenz resp. der Kontakt zwischen den Teammitgliedern reduziert ist, kann der Scrum Master diese Funktion bewusst übernehmen. Insbesondere bei neu gestarteten Projekten ist diese Funktion sehr wichtig.
• Die Geschwindigkeit der Remote-Arbeit durch gut organisierte Scrum Events und sonstige Workshops / Meetings nutzen. So schätzen alle Beteiligten den Wert, wenn die begrenzte gemeinsame Zeit zu guten Ergebnissen führt.
• „Spuren“ der eigenen Arbeit durch regelmässige Kommunikation dokumentieren und mit dem Team teilen.
• Zufälle bewusst schaffen, um so die Kommunikation auch spontan zu gewährleisten, wie es sonst bei der physischen Präsenz im Office möglich wäre.

Fazit

Die Homeoffice-Situation und Remote-Arbeit können sehr positive Effekte auf das Scrum Team haben und es gilt, diese Effekte als Scrum Master zu verstärken und vor allem nachhaltig zu gestalten. Denn in Zukunft wird Remote-Arbeit eine noch grössere Rolle spielen als bisher.

Dennoch kann sich das Homeoffice– mehr als auf andere Mitarbeitende – negativ auf die Rolle des Scrum Master auswirken. Allerdings gibt es, wie oben aufgezeigt, viele Möglichkeiten, um diese Wirkung abzufedern.