Was die Abkündigung von DOPiX für die Versicherungsbranche bedeutet

Das Jahr 2022 hat viele Versicherungsunternehmen durch die Abkündigung von DOPiX verunsichert.

Quadient kündigte überraschend an, dass die Wartung und Weiterentwicklung des Customer-Communication-Management(CCM)-Systems DOPiX in den kommenden zwei bis drei Jahren eingestellt wird. Ein Großteil der deutschen Assekuranz ist davon betroffen und somit gezwungen, die Kundenkommunikation zu überarbeiten und in diesem Zuge ebenfalls zu modernisieren.

Diese mehr oder weniger erzwungene Ablösung der CCM-Komponente kann aber auch als Chance gesehen werden. Eine Systemumstellung eröffnet viele Möglichkeiten, wie zum Beispiel eine umfassende Bestandsanalyse, die Identifikation und Eliminierung von Redundanzen, die Steigerung der Ressourcenqualität und -performance sowie die Prozessoptimierung.

Fünf Herausforderungen für Versicherer

1. Status quo – Analyse der Bestandssysteme

Eine Bestandsaufnahme in Form einer grundlegenden Analyse der vorhandenen Dokumente ist für ein durchdachtes und gut vorbereitetes Ablösungsprojekt unerlässlich.

Grundlage dieser Analyse ist eine Zusammenstellung aller derzeit verwendeten Dokumentvorlagen, der Druckvolumina (physisch und digital), der verwendeten Variablen und deren Datenquellen (Fachsysteme, Berechnungen, Format und Struktur der Eingangsdaten) sowie der jeweils verwendeten Brief-Grundgerüste (Frameworks). Ein sauberer technischer Systemaufbau ist sicherzustellen und um weitere fachliche Anforderungen (etwa Ausgabeziele und -formate, Beilagen, Versand- und Dublettenkontrolle) zu ergänzen.

Dadurch wird insgesamt eine solide Grundlage für die weitere Planung (Aufwandsschätzung, Projektplan, Personalbedarf, erforderliche Skills, Beistellleistung der Kundinnen und Kunden) geschaffen.

2. Technik – zwischen Migration und Integration

Die Installation und die Integration des neuen Systems in eine Unternehmenslandschaft bildet die Basis einer Architekturanpassung.

Dabei ist es wichtig, eine Trennung zwischen altem und neuem System zu gewährleisten, sodass ein Parallelbetrieb uneingeschränkt möglich ist. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen „nur“ das Textsystem, also ein kleines Rädchen im großen Getriebe, austauschen oder das komplette Output-System modernisieren möchte, sind viele Aspekte zu berücksichtigen, wie beispielsweise die Integration über Fachanwendungen (Input), Schnittstellen, Adapter, Datenquellen, -modelle und mappings, Storage, Staging von Ressourcen, Ausgabekanäle und vieles mehr.

3. Migration – wie der Umstieg für Versicherer gelingt

Die größte Herausforderung jeder Umstellung ist: Wie kann eine optimale Migration durchgeführt werden (benötigte Kapazitäten, Qualität und Geschwindigkeit)?

Die beste Lösung dafür wäre eine vollautomatisierte Migration in die neue Umgebung, in der sich alle Ressourcen beliebig bearbeiten, anpassen und speichern lassen. Nach aktuellem Stand existiert keine Lösung dieser Art. Dennoch können mit diversen bereits auf dem Markt vorhandenen Werkzeugen Effizienzgewinne durch Teilautomatisierungen in unterschiedlichen Bereichen der Migration erzielt werden (automatisierte Redundanzanalyse, Dubletten-Identifikation, Testautomatisierung etc.).

Jedes Textsystem und jede Anwenderin beziehungsweise jeder Anwender hat eine eigene Philosophie. Die Funktionen, die DOPiX zur Verfügung stellt, werden in anderen Lösungen in anderer Weise umgesetzt. Eine 1:1-Migration macht also nicht viel Sinn. Das Ziel ist es, die Ergebnisse im Zielsystem zu erhalten, nicht den „Spaghetticode“ aus DOPiX.

Ein Neustart ist der optimale Zeitpunkt für eine Bestandsanalyse. Er bietet die Chance, sich von Altlasten zu trennen, Redundanzen zu minimieren, veraltete oder historisch gewachsene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.

Es gibt noch einen weiteren Weg, um das Ziel zu erreichen: Das Vorhaben kann auch als vollständige Neuentwicklung des Bestands umgesetzt werden. Das Risiko hierbei ist jedoch eine Vervielfältigung der Aufwände, was zur Folge hätte, dass sich das gesamte Vorgehen als unwirtschaftlich und nicht profitabel herauskristallisiert.

4. Die neue Rolle der Administration

Veränderungen bringen oft Unsicherheiten mit sich. Mitarbeitende, die jahrelang mit DOPiX gearbeitet haben, müssen nun ihre Kompetenzen erweitern, an Schulungen teilnehmen und sich zertifizieren lassen, um das Handling einer neuen Software kennenzulernen, damit die Nutzung aller Funktionalitäten sichergestellt ist.

Da eine 100-prozentige Datenmigration nicht möglich ist, muss das Resultat der Migration in allen Fällen nachbearbeitet werden. Somit müssen die Anwenderinnen und Anwender auf der Versicherungsseite rechtzeitig geschult werden, um für die Zeit nach der Migration den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Außerdem sollten die Verantwortlichen nicht vergessen, dass das Brief-Grundgerüst (Framework) für alle Dokumentvorlagen neu angelegt werden muss.

5. Budgetierung des Wandels

Die langfristigen Budgetplanungen müssen ab sofort die Projektkosten und -aufwände für die Modernisierung des Dokumentenmanagements berücksichtigen.

Der für die Software-Auswahl (Ausschreibung, Teststellung, Beurteilung, Auswahl) entstehende Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Darüber hinaus werden erhebliche Migrations-, Anpassungs-, Test- und Schulungsaufwände entstehen.

Darum sollten Versicherer proaktiv handeln

Für Versicherer ist es ein absolutes Muss, sich bereits jetzt mit dem Austausch des (CCM-)Systems DOPiX zu beschäftigen. Andernfalls besteht die Gefahr, auf einem alten, wartungsintensiven (CCM-)-System sitzenzubleiben, das nicht zeitgemäß ist und nicht weiterentwickelt wird. Der Markt bietet viele Alternativen, dabei ist jedoch nicht jede Option die passende. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Strategie sowie die perfekte Lösung zu finden. Um dabei den optimalen Mehrwert zu generieren, ist die Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratungsunternehmen zu empfehlen.

Wie hilft adesso Versicherern?

Wir beraten bei der Auswahl eines neuen (CCM-)Systems, das auf den individuellen Bedarf abgestimmt wird. Des Weiteren unterstützen wir bei der Einführungsstrategie, der Erstellung eines Migrationsfahrplans, der Auswahl der Methodik sowie der Einbeziehung und Schulung der Stakeholder. Sie profitieren durch unsere Erfahrung sowie durch Kenntnisse im Bereich der Migration auf ein neues (CCM-)System und der Ablösung der bestehenden Komponente.

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