Vom Outsourcing zum Smart Sourcing

Die Digitalisierung schreitet rasant voran, neue technologische Entwicklungen und Disruptionen verändern ganze Branchen, und der Wettbewerbsdruck steigt kontinuierlich. Gleichzeitig kämpfen viele Unternehmen mit operativen Hürden wie dem anhaltenden Fachkräftemangel, steigendem Kostendruck und immer komplexeren regulatorischen Anforderungen. Diese Dynamik zwingt Unternehmen, etablierte Strategien zu hinterfragen und neu auszurichten.

In Zeiten des technologischen Wandels ist die Unternehmensführung schnell bei der Bewertung von möglichen Handlungsmaßnahmen der Sourcing-Strategie.

Die IT-Sourcing-Strategie ist ein zentraler Bestandteil des strategischen Managements und befasst sich mit der Beschaffung von IT-Dienstleistungen (IT Sourcing).

Outsourcing

In früheren Jahren war „Outsourcing“ ein beliebtes Instrument im strategischen Werkzeugkasten der Unternehmen. Heute gehen heute viele einen anderen Weg und bevorzugen den Ansatz des „Smart Sourcing“. Was ist nun der wesentliche Unterschied zwischen „Outsourcing“ und „Smart Sourcing“ vor dem Hintergrund der Digitalisierung, den technologischen Entwicklungen und Disruptionen, wie sie einleitend beschrieben wurden?

Zunächst zur Einordnung des Begriffs Outsourcing. Die Namensgebung stammt aus der amerikanischen Managementpraxis und setzt sich zusammen aus den Worten „outside”, „resource” und „using” zusammen. In seiner einfachsten Sinngebung bedeutet Outsourcing das Auslagern von unternehmensinternen Funktionen nach außen. Seinen Aufschwung als Teil des strategischen Managements erlebte Outsourcing in den 1980er Jahren. Outsourcing nutzten damals – im Rahmen des global steigenden Wettbewerbs und Kostendrucks – viele Industrien zum Auslagern von arbeitsintensiven Produktionsprozessen in „Niedriglohnländer“ in Südostasien.

Sehr anschaulich lässt sich die Anwendung des Outsourcings in Anlehnung an die Wertkette (Value Chain) von Michael Porter beschreiben.

Das von Porter entwickelte Wertschöpfungsmodell zeigt die Wertkette eines produzierenden Unternehmens. Porter unterscheidet in seinem Modell zwischen primären und sekundären Wertschöpfungsprozessen. Die primären Wertschöpfungsprozesse wandeln eingehende Produktionsfaktoren in Produkte um. Diese werden über Marketing und Vertrieb am Markt verkauft. Die sekundären Wertschöpfungsprozesse (Unternehmensinfrastruktur, Personalwirtschaft, Technologieentwicklung und Beschaffung) sind Unterstützungsfunktionen der Primärfunktionen.

Schematisch sieht die Auslagerung wie im folgenden Beispiel aus. Darin wird die Unterstützungsfunktion x (UFx) des Outsourcing-Gebers an den Outsourcing-Nehmer ausgelagert.

Die Abbildung zeigt, wie die ausgelagerte Unterstützungsfunktion zur Wertschöpfung (PFx) des Outsourcing-Nehmers wird.

Outsourcing ist definiert als die Auslagerung von unternehmensinternen Dienstleistungen im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses in einer Geschäftspartnerschaft.

IT-Outsourcing

IT-Outsourcing spezifiziert dabei den Outsourcing-Ansatz in der Informationstechnologie (IT). Die Informationstechnologie Wertschöpfungskomponente umfasst die Technologie, Informationssysteme (Applikationen), Informations- und Kommunikationstechnik (Hardwarekomponenten und Systemsoftware) sowie IT-Aufgaben, -Funktionen und -Prozesse.

Unter IT-Outsourcing versteht man die Auslagerung der eigenen IT-Abteilung an einen externen Dienstleister. Dabei kann sich das IT-Outsourcing auf alle Bereiche, Ebenen, Phasen und Tätigkeiten des Unternehmens beziehen, in denen IT eingesetzt wird. In diesem Kontext ist zu beachten, dass die Technologie allein nicht ausgelagert werden kann. IT-Outsourcing muss mit einer Funktion, zum Beispiel wie der Erbringung von Dienstleistungen, verbunden sein.

IT-Outsourcing is Dead: long live IT-Outsourcing

IT-Outsourcing hatte seine Blütezeit in den früher 1990er Jahren und dauert mehr als 20 Jahre. Für die Nutzung von IT-Outsourcing sprach folgendes:

• Kosteneinsparungen
• Zugriff auf externe Expertise
• Fokus auf Kernkompetenzen
• Risikoverlagerung

Daneben gab es aber auch klare Argumente gegen IT-Outsourcing:

• Kontroll- und Steuerungsverlust
• Outsourcing im generellen gehört nicht zur Firmenstrategie
• IT ist eigene Kernkompetenz
• Abhängigkeit vom Dienstleister (Vendor Lock-In)

Aus den Erfahrungen der letzten 25 Jahre kann man sagen, dass IT-Outsourcing in vielen Fällen erfolgreich angewandt wurde und dass es auch heute noch eine Vielzahl von Unternehmen gibt, die IT-Outsourcing betreiben. Und dies über mehrere Generationen mit wechselnden Dienstleistern hinweg. In vielen Fällen wird sich der IT-Outsourcing-Ansatz von der Vertragsverlängerung bis hin zur Neuvergabe iterativ verändert haben. Die Folge: Es flossen sowohl Lernkurven aus den gemachten Erfahrungen als auch technologische Entwicklungen (zum Beispiel Cloud-Sourcing-Modelle) und Markterfahrungen in den Ansatz ein. Die heutigen IT-Outsourcing-Ansätze unterscheiden sich von denen früherer Jahre dadurch, dass heute kaum noch ein komplettes IT-Outsourcing mit einem Outsourcing-Partner abgeschlossen wird. Wesentliche Gründe dafür sind die Abhängigkeit vom Dienstleister und der Kontrollverlust. Aufgrund der Breite und Tiefe der IT und Digitalisierung und der damit verbundenen Spezialisierung vieler Unternehmen setzen Unternehmen zunehmend auf einen gesunden Sourcing-Mix aus verschiedenen IT-Dienstleistern.

Smart Sourcing

Eine durchdachte Sourcing-Strategie umfasst Entscheidungen über „Make or Buy“ und den richtigen Sourcing-Mix. Heute gelingt es Unternehmen sehr viel besser, sogenannte „Multi-Vendor-Strategien“ oder „Best-of-Breed Sourcing-Modelle“ umzusetzen. Denn über viele Jahre wurde die Standardisierung von Schnittstellen, Tools und unternehmensübergreifenden Prozessketten vorangetrieben. Damit wurden auch die Grundvoraussetzungen für Smart Sourcing geschaffen. Smart Sourcing ist die strategische Umsetzung des festgelegten Sourcing-Mix. Dies gilt sowohl für das IT-Sourcing von IT-Projekten als auch für das IT-Sourcing von dauerhaft zu erbringenden IT-Services.

Hier kommen Managed Service Provider ins Spiel. Sie bieten Know-how und das Personal, um die gewünschten IT-Dienstleistungen zu erbringen und Prozesse oder Anwendungen, also einzelne Services, technologisch und organisatorisch auf dem neuesten Stand zu halten.

Der Einsatz von Managed Services ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, ohne dabei die Kontrolle über kritische Geschäftsprozesse aus der Hand zu geben. Besonders vorteilhaft ist, dass Managed Services klar abgrenzbare Leistungen bieten, die sich flexibel und nahtlos in IT-Serviceketten integrieren lassen – auch im Rahmen eines Multi-Vendor-Sourcing-Ansatzes. Ein Beispiel: Ein Unternehmen behält die Hoheit über das Produktmanagement und die Architektur einer Anwendung intern, überträgt aber die Wartung, Pflege- und Weiterentwicklung an einen externen Dienstleister und den Betrieb der zugrunde liegenden Cloud-Plattform an einen anderen, spezialisierten Cloud-Partner. Hierbei wird wiederum die Cloud-Infrastruktur eines anderen Anbieters genutzt. Dieses Beispiel zeigt, wie flexibel und modular Managed Services in der Kombination von internen und externen Wertschöpfungsprozessen eingesetzt werden können. Es zeigt aber auch, dass hier neue Schnittstellen entstehen, die eine nahtlose Koordination erfordern. Solche IT-Servicemodelle sind in vielen Unternehmen bereits etabliert. Entscheidend im Rahmen von Smart Sourcing ist jedoch, dass all diese Maßnahmen durch ein zentrales Provider Management koordiniert werden und so im Einklang mit der übergeordneten Unternehmens- und Sourcing-Strategie stehen. Alternativ stehen spezialisierte Managed Services Provider zur Verfügung, die die Service Integration übernehmen und den Unternehmen den Handlungsspielraum für ihre Kernkompetenzen schaffen.

Fazit und Empfehlung

Der Wandel vom traditionellen Outsourcing hin zum Smart Sourcing spiegelt die notwendige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit moderner Unternehmen wider. Managed Services bieten dabei die Grundlage, um IT-Prozesse effizient und technologisch auf dem neuesten Stand zu halten. Je nach Szenario kommen einzelne spezialisierte oder mehrere Service Provider zum Einsatz, deren Koordination vom Unternehmen entsprechend sichergestellt werden muss.

Unternehmen sollten ihre Sourcing-Strategien regelmäßig überprüfen und anpassen, um mit den sich wandelnden Anforderungen der Digitalisierung Schritt zu halten. Ein ausgewogener Mix aus interner Expertise und gezielt eingesetzten externen Ressourcen ist der Schlüssel, um langfristig wettbewerbsfähig und agil zu bleiben.