Keine Transformation ohne Transparenz

Kann eine Renovierung eines Hauses ohne genaue Kenntnisse darüber, was bereits vorhanden ist, erfolgreich geplant werden? Die klare Antwort lautet: Natürlich nicht! Ein umfassendes Verständnis vom Haus, seinen verschiedenen Zimmern und dem Zustand des Gartens ist unerlässlich, um zumindest grob abschätzen zu können, welche Renovierungen und Verbesserungen erforderlich sind.

Die Notwendigkeit für «Renovationen» resp. sich an die sich schnell verändernde digitale Landschaft anzupassen, hat Unternehmen dazu veranlasst, verstärkt in digitale Transformation zu investieren. Unternehmen investieren in neue Prozesse, kaufen Lizenzen, entwickeln Systeme oder bauen eine weitere Schnittstelle. Diese Vorhaben sind oft getrieben von den partikularen Interessen einzelner Abteilungen. Das mittelfristige Ergebnis ist oft ein verwirrendes Durcheinander in der IT-Landschaft.

Transformationsprojekte stehen auch dieses Jahr ganz oben auf der Agenda von Schweizer CIO [1]. Fehlende Übersichten über die bestehende IT-Landschaft, fehlender Konsens über deren Veränderung kann diese Vorhaben aber gefährden. Das IT-Management ist gut beraten, hier zu handeln. Doch wie?

Enterprise Architektur bringt Transparenz

Enterprise Architecture ist eine Managementdisziplin. Sie schafft Transparenz über die wesentlichen Zusammenhänge in der Organisation und befähigt dadurch die Kommunikation zwischen isolierten Stakeholdern. Enterprise Architecture ist somit in erster Linie ist ein Kommunikationsinstrument zur Beantwortung strategischer Fragen:

• Welche Fachapplikationen werden vom wem verwendet?
• Welche Fachapplikationen hat welche strategische Relevanz?
• Veränderungen an dieser Schnittstelle betrifft was genau?
• Wer braucht sonst noch Vertragsdaten?
• Wann müssen wir welche Systeme aufgrund von ihrem Lifecycle ersetzen?

Grundlage für die Beantwortung solcher Fragen ist ein vernetztes Inventar des aktuellen Bestands. Solche Inventare sind von essenzieller Bedeutung, da sie die Grundlage für das Verständnis, die Planung und die Verwaltung der gesamten IT-Landschaft und der Geschäftsprozesse einer Organisation bilden.

Vermeiden Sie aber bitte Excel, Visio, Wikis oder Word zur Dokumentation – diese Zeiten sind passé. Wählen Sie ein Enterprise Architecture Tool. Diese haben in den vergangenen Jahren eine bemerkenswerte Evolution durchlaufen, deren Nutzung bedingt heute kaum mehr eine Schulung.

Wir empfehlen der Fokus auf folgende 4 Inventare zu legen:

1. Organisationeinheiten

2. Prozesse, Produkte oder Services

3. Fachapplikationen, deren Schnittstellen und Lieferanten

4. Daten und deren Kritikalität

Besonders wichtig ist dabei die Verknüpfung dieser Elemente darzustellen. Solche Verknüpfungen zeigen die Abhängigkeiten der Elemente auf und ermöglichen, Auswirkungen von Veränderungen fundiert und kontrolliert abzuschätzen.

Unternehmen setzen Enterprise Architecture oft in folgenden Situationen ein:

• Bei der Erhebung der Ist-Architektur & zur Entwicklung der Soll-Architektur
• Bei der Überarbeitung der IT-Strategie
• Beim Ausbau der Applikationslandschaft initiiert durch den Bedarf einer Abteilung
• Beim Einfluss von Abschalten/Release-Wechsel eines Infrastrukturelements auf Elemente der Anwendungslandschaft
• Bei der Konsolidierung der Anwendungslandschaft mit dem Ziel die Komplexität zu reduzieren
• Bei Sourcing-Entscheidungen und Trendbeurteilungen als Basis für strategische Entscheidungen
• Bei der Unterstützung bei der Budgetplanung resp. Einfluss vom Portfolio auf die Architektur
• Bei Ad hoc Massnahme planen und entscheiden
• Bei Synergien in Projekten nutzen

Beginnen Sie pragmatisch

Wer mit Enterprise Architecture beginnen möchte, ist gut beraten, pragmatisch zu starten. Nicht zu viel, nicht zu komplex: Zu viele übermotivierte Initiativen beginnen mit einem zu komplexen Wunschmodell, das «alles» abdecken sollt. Dies führt zu hohen Anfangsinvestitionen mit bald oft unvollständigen Daten und wenig Nutzen.

Wir empfehlen ein bewährtes Vorgehen in 3 Etappen:

1. In einem ersten Schritt legen Sie fest, welche strategischen Fragen Sie mit Enterprise Architecture beantworten wollen, bilden das Gerüst der Inventare ab und entscheiden sich für ein Tool.

2. In einem zweiten Schritt befüllen Sie das Tool mit initialen Daten, zeigen der Organisation die Vorteile von Enterprise Architecture auf und befähigen diese in der nachhaltigen Nutzung des Tools als Bestandteil vom Entscheidungsprozess.

3. In einem dritten Schritt verfeinert die Organisation die erfassten Daten. Sie begleiten diesen Prozess und sorgen für eine nachhaltige Verankerung der Nutzung in der Organisation.

Fazit

Enterprise Architecture erstellt eine Art Bauplan für die IT-Landschaft einer Organisation. Ähnlich wie bei einer Hausrenovierung ist es unerlässlich, die aktuellen Strukturen zu verstehen, bevor Veränderungen vorgenommen werden.

Mit einer Enterprise Architecture können Organisationen gezielte Investitionen tätigen, da sie genau wissen, welche Abhängigkeiten bereits existieren und wo Engpässe oder Redundanzen auftreten. Die Planung von Veränderungen und Innovationen wird präziser und fundierter, da die potenziellen Auswirkungen auf das Gesamtsystem besser verstanden werden. Dies ermöglicht eine effektive Transformation, da Entscheidungsträger die volle Kontrolle über die Veränderungsprozesse haben und Risiken besser einschätzen können.

Wir empfehlen Ihnen

• Starten Sie pragmatisch und fokussieren Sie sich auf die wichtigen strategischen Fragen
• Sehen Sie Enterprise Architecture als Kommunikationsmittel, um Diskussionen zwischen isolierten Stakeholdern zu aktivieren und zu erleichtern
• Nutzen Sie ein etabliertes Enterprise Architektur Tool, welche die Navigation innerhalb der Elemente erleichtern und visuelle Übersichten erstell

Profitieren Sie von unserer Erfahrung, um bekannte Fehler zu umgehen. Die IT-Welt verändert sich ständig – wir kennen die Herausforderungen der Enterprise Architektur aus erster Hand. Basierend auf unserer Praxiserfahrung bieten wir diese Expertise als Beratungsdienstleistung an.