IT-Lösungen in der betrieblichen Altersversorgung

Die Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung steckt oftmals noch in den Kinderschuhen. Bei Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträgern stellen die regulatorischen Anforderungen eine Herausforderung dar. Die bestehenden Prozesse sind komplex und die Geschäftsvorfälle werden teilweise manuell durchgeführt. Insgesamt führt dies zu einer kostenintensiven und kundenunfreundlichen Umsetzung. Hintergrund ist beispielsweise, dass die veralteten Verwaltungssysteme die Abbildung der regulatorischen Anforderungen nur schwer zulassen. Darüber hinaus steigen die Erwartungen von Kundinnen und Kunden und dem Versicherungsvertrieb – auch hinsichtlich Digitalisierung und IT-Lösungen – stetig. Eine unkomplizierte Beantragung von Neuabschlüssen und Vertragsänderungen sowie ein schneller und qualitativ hochwertiger Austausch von Informationen und Dokumenten sind nur ein Teil der Erwartungen.

Für Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger bestehen eine Reihe von guten IT-Lösungen, um die Kundenerwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. Vereinfachte und optimierte Prozesse, die entlang der Wertschöpfungskette automatisiert gestaltet werden, reduzieren die administrativen Verwaltungsaufwände und somit die -kosten. Zudem ist eine schnelle Verarbeitung und Kommunikation mit den Versicherungskundinnen und -kunden möglich, was zu deren Zufriedenheit beiträgt und somit die Kundenbindung stärkt.

Verschiedene Digitalisierungslösungen kommen in Frage

Für Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger existiert eine Vielzahl von IT-Lösungen, die häufig nicht ausreichend bekannt sind. Im Folgenden werden einige von ihnen vorgestellt.

Moderne (Verwaltungs-)Systeme

Moderne und benutzerfreundliche Verwaltungssysteme mit standardisierten Schnittstellen zu den Umsystemen lassen die einfache Umsetzung von regulatorischen Anforderungen und die Nutzung digitaler Services zu. Die Versicherungskundinnen und -kunden können beispielsweise Daten und Vertragsänderungen online erfassen und an den Versicherer übermitteln. Von dort können diese kostengünstig weiterverarbeitet werden.

Dunkelverarbeitung

Elektronisch übermittelte Daten der Versicherungskundinnen und -kunden können vom Versicherer in das Verwaltungssystem eingespielt und im Dunkeln, also automatisiert, verarbeitet werden. Die Dokumente werden wunschgemäß erzeugt und an die Versicherungskundinnen und -kunden übermittelt. Auf einen manuellen Administrationsaufwand durch einen Mitarbeitenden des Versicherers kann (weitestgehend) verzichtet werden.

Kundenportal

Ein Kundenportal, auch Service-Portal genannt, ist eine digitale Plattform für den Informations- und Datenaustausch zwischen Versicherungskundinnen und -kunden und Versicherer. Auch die digitale Kommunikation und der Austausch beziehungsweise die Archivierung von Dokumenten von den an der betrieblichen Altersversorgung Beteiligten lässt sich hierfür nutzen. Ein weiterer deutlicher Vorteil ist, dass für Geschäftsvorfälle wie Vertragsabschlüsse oder Unternehmensaustritte eine Dunkelverarbeitung, also automatisierte Abarbeitung, möglich ist.

Entscheidung für oder gegen eine IT-Lösung

Etliche IT-Lösungen kommen für die an der betrieblichen Altersversorgung Beteiligten in Frage. Welche von diesen möglich und vor allem sinnvoll sind, ist von viele Faktoren abhängig. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist eine methodische Analyse empfehlenswert. In der Praxis wird diese häufig in Form von Workshops mit ausgewählten Stakeholderinnen beziehungsweise -holdern durchgeführt. Gemeinsam werden die gewünschten Ziele festgelegt und nach Feststellung des derzeitigen Standes entsprechende Handlungs- und Gestaltungsoptionen sowie bei Bedarf eine IT-Strategie entwickelt. Wichtig ist, diese Analyse von ausgebildeten und praxiserfahrenen Mitarbeitenden durchführen zu lassen. Diese müssen sich nicht nur methodisch auskennen, sondern über eine technologische Kompetenz mit ausgeprägtem (branchen-)fachlichen und betriebswirtschaftlichen Know-how verfügen. So lassen sich bei Bedarf maßgeschneiderte IT-Strategien entwickeln, aber vor allem die gewünschten Ziele mittels Digitalisierungslösungen erreichen.