Der Arbeitsplatz als strategisches Element, Teil 2

Der Digitale Arbeitsplatz als Klebstoff für soziökonomische Systeme

Neben Führung und Kultur ist Technologie ein wichtiger Aspekt, da die Transformation zum digitalen Champion stark vom richtigen Einsatz und der Durchdringung von Technologie abhängt.

In der heutigen Zeit mit Dienstwagen, Firmenhandy und Homeoffice-Regelungen, sind die Berührungspunkte mit dem Arbeitsplatz präsenter denn je. Der Personaler spricht hier in Anlehnung an Erkenntnissen aus der Kundenbindung von „Employee Touchpoints“. Überall dort, wo der Mitarbeitende mit seinem Unternehmen in Berührung kommt, kann Technologie helfen, Steine, die Kommunikation und Informationsbeschaffung behindern, aus dem Weg zu räumen oder durch eine hohe Integration der Werkzeuge, Medienbrüche zu minimieren. Das fängt bei der intelligenten Bürolandschaft an, geht über die Auswahl geeigneter Systeme und Fachanwendungen, bis hin zur zielführenden Integration dieser Systeme in eine möglichst einheitliche Oberfläche.

Damit wird deutlich, dass der digitale Arbeitsplatz keine Software ist, die ausgerollt alles heilt und sämtliche Funktionen bringt. Vielmehr ist hier die Kompetenz eines strategischen Informationsmanagements gefragt, die aktuelle Technologien über moderne Ansätze – etwa die lose Kopplung von Services - entsprechend orchestriert und für das Unternehmen passend in die Systemlandschaft einbringt.

Die oben gezeigte Abbildung verdeutlicht diesen Ansatz aus der Sicht von Microsoft. In dieser verfilmten Konzeptstudie wird dargestellt, wie sich die Macher des aktuellen De-facto-Standards für Produktivitätswerkzeuge aus Redmond, die zukünftige technologische Durchdringung der Arbeitswelt vorstellen. Durch die geschickte Abstimmung von User, Kontext und Inhalten, wird der digitale Arbeitsplatz zum Klebstoff der beteiligten Technologien und verbindet sie zu einem umspannenden sozioökonomischen System.

Die passende Plattform auswählen

Aus den technologischen Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz erwächst natürlich der Wunsch, alles aus einer Hand zu haben. Die vergangene und aktuelle Realität in den Unternehmen zeigt jedoch, dass kaum ein Hersteller wirklich sämtliche Software bereitstellt. Hier ist es ratsam vor Entscheidungen die aktuelle Plattform- und Vendorenstrategie zu reflektieren und gegebenenfalls zu hinterfragen. Die Integrationsfähigkeit sollte bei der Auswahl eine zentrale Rolle spielen, um Datensilos zu minimieren.

Das richtige Maß für die Anzahl der Hersteller zu finden, ist objektiv kaum bestimmbar. Insbesondere die genannte Integrationsfähigkeit muss im Vordergrund stehen. Im zweiten Schritt ist der Ansatz, die Anzahl der Hersteller niedrig zu halten, um die Artenvielfalt des oft bejammerten System-Zoos nicht zu stark anwachsen zu lassen, sinnvoll. So ist, beispielsweise von außen betrachtet, die Anschaffung und der Parallelbetrieb der fünften oder sechsten Content-Management-Plattform im Unternehmen kaum nachvollziehbar.

Ein weiterer Faktor ist natürlich die Durchdringung des Marktes der auszuwählenden Hersteller. Für die technische Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes in Unternehmen, die den Kommunikationsalltag mit Outlook organisieren, Dokumente mit Word erstellen oder Excel als Kalkulationswerkezug einsetzen, lohnt sich ein Blick auf die Produktivitätspalette, die Microsoft mit der Office365-Suite liefert.

Unterstützung von Microsoft mit Office 365 und Azure

Aus der Sicht des Verantwortlichen für das Informationsmanagement im Unternehmen gelten für integrierte Systeme entsprechende Richtlinien aus der IT-Governance. Der User soll genau auf die Daten zugreifen können, die für seine Rolle in seinem aktuellen Kontext vorgesehen sind. Hierzu zählt zum Beispiel, dass eine Suchmaschine im Kollaborationsportal möglichst nur Treffer liefert, auf die der User auch Zugriff hat.

Microsoft bietet hier mit seiner auf den Hybrid- und Cloud-Betrieb ausgerichteten Plattform eine gute Unterstützung. Die Identität der Users ist über Azure AD als Basisdienst verfügbar, den weitere Systeme konsumieren und in ihr Rollenkonzept aufnehmen können. Da das Ganze dann noch mit übergreifenden Identitäten von Mitarbeitenden, Partnern und Kunden möglich ist, kann der digitale Arbeitsplatz auf dieser Plattform entsprechend positioniert werden.

Die einzelnen Produkte und Services in Office 365 sind in verschiedenen Detailtiefen integrierbar und bieten das gewohnte Arbeiten über eine weitgehend bekannte Oberfläche. Ein häufiger Anwendungsfall in der technischen Unterstützung durch den digitalen Arbeitsplatz, ist die Verfügbarkeit der eigenen Dateien auf sämtlichen Endgeräten und über das Internet. In der Vergangenheit stellte dies die IT vor ziemliche Herausforderungen. Viele Fragestellungen zum Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk von verschiedenen Geräten und dem Internet bis zur Auswahl von Synchronisationsmechanismen konnten häufig nur unzureichend geklärt werden. Damit war die IT für diesen Anwendungsfall nicht lieferfähig. Dies führte dann dazu, dass Mitarbeitende oder Abteilungsleitende selbstständig tätig wurden und aufkommende Cloud-Angebote dankbar nutzten. Meist zum Ärgernis der IT, da dies in absoluter Opposition zu den Richtlinien stand und steht. Wenn die Fachabteilung dann auch noch darstellen kann, dass durch derartige Maßnahmen effektiveres Arbeiten möglich ist, erhöht sich der Druck auf die Unternehmens-IT weiter.

Auch dieses Szenario wird durch Office 365 adressiert. Die User bekommen mit OneDrive einen Dienst zur Ablage von Dateien. Dieser Dienst ist über alle gängigen Endgeräte nutzbar und gewährleistet die Sicherheitsrichtlinien über die oben genannte Zugriffsteuerung. In geeigneter Kombination mit dem integrierten „Rights Management“ sind die Inhalte auch noch gegen den Zugriff nach dem Speichern auf einen lokalen Datenträger oder nach dem Versenden per Email geschützt. Auf diese Weise kann der IT-Betrieb echte Mehrwerte schaffen und die Schatten-IT einfangen.

Fazit

Die Transformation von Zusammenarbeit und Vernetzung der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Teil zur Verbesserung der digitalen Reife im Unternehmen. Die Elemente des digitalen Arbeitsplatzes als Zusammenspiel von Führung, Kultur und Technologie positionieren ihn zu einem strategischen Element der künftigen Ausrichtung von Vernetzung und Zusammenarbeit in der Organisation.

Die hohen Anforderungen an die Integration in die Systemlandschaft als technologische Repräsentation des digitalen Arbeitsplatzes, setzen eine gewissenhafte Plattformauswahl und entsprechende Planung voraus. Die ausgewählten Technologien sollten in das Gesamtkonzept passen und die Einführung sollte entsprechend begleitet werden. Hersteller wie Microsoft bieten hier interessante Ansätze aus etablierten Produkten, auf ausgereiften Plattformen mit hoher Marktdurchdringung, die in die Überlegungen einfließen sollten.

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Zum ersten Teil „Der Arbeitsplatz als strategisches Element“

Dieser Beitrag ist zuvor im Windows Developer 6.17 erschienen.

Abbildungsnachweis:
https://www.microsoft.com/enterprise/productivityvision/default.aspx