Daten als Schlüssel für ein wirksames Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagementsysteme (QM-Systeme) führen erfahrungsgemäß in vielen Unternehmen nur ein Schattendasein. Statt aktiv zur Verbesserung von Prozessen und Produkten beizutragen, liegt Ihr Zweck häufig lediglich darin, Normen zu erfüllen und Zertifizierungen aufrechtzuerhalten. In diesem Blog-Beitrag zeige ich auf, wie die effektive Nutzung von Daten die Wirksamkeit von QM-Systemen steigern kann und welche Möglichkeiten moderne digitale Werkzeuge dabei bieten.

Obwohl sich viele Qualitätsverantwortliche wünschen, dass das QM-System lebendig und wirksam sein soll, zeigt sich in der Praxis häufig ein anderes Bild. Vorgabedokumente wie Prozessbeschreibungen, Checklisten oder Arbeitsanweisungen und Nachweisdokumente wie Prüfprotokolle sind zwar vorhanden, spielen im Tagesgeschäft des Unternehmens jedoch eine untergeordnete Rolle. Ihr Zweck besteht in erster Linie darin, die Abläufe des Unternehmens zu dokumentieren, um in den die regelmäßigen Audits etwas vorzeigen und bestehende Zertifizierungen aufrechterhalten zu können.

Betrachten wir dazu zwei typische Aussagen aus QM-Audits:

„Wir haben unsere Prozesse detailliert dokumentiert!“

Normerfüllung: Gegeben.

Nutzen für das Unternehmen: Gering bis überschaubar.

Die Dokumentation der Prozesse trägt dazu bei, Standards in den Abläufen zu schaffen und einzuhalten. Die bloße Dokumentation der Abläufe garantiert jedoch nicht, dass diese aktuell sind und die gewünschten Standards konsequent eingehalten werden.

„Durchgeführte Prüfungen werden konsequent erfasst und die Ergebnisse festgehalten!“

Normerfüllung: Gegeben.

Nutzen für das Unternehmen: Gering bis überschaubar.

Die stichprobenartige Durchführung und Dokumentation von Prüfungen reduziert das Risiko von Nichtkonformitäten und Reklamationen. Es bedarf jedoch einer tiefergehenden Analyse der erfassten Daten, um Muster und Schwachstellen zu erkennen und auf dieser Basis Produkte sowie Prozesse fortlaufend zu verbessern.

Diese Beispiele verdeutlichen, dass QM-Aktivitäten und -Dokumentation häufig weniger auf die Verbesserung der operativen Abläufe abzielen, sondern vielmehr auf den Nachweis von Normanforderungen. Die gewünschte Wirksamkeit entfaltet das QM-System so nicht.

Qualitätsmanagement und Daten – ein wirkungsvolles Zusammenspiel

Die „faktenbasierte Entscheidungsfindung“ ist bereits seit Jahren ein zentrales Prinzip relevanter Standards wie der DIN EN ISO 9001. Dahinter verbirgt sich, dass Entscheidungen auf Grundlage von Zahlen, Daten, Fakten getroffen werden sollen. Es bedarf also der Erfassung und Analyse von Daten. Je mehr Daten zur Verfügung stehen und je besser ihre Qualität ist, desto höher ihr Nutzen bei der Entscheidungsfindung.

Neben der faktenbasierten Entscheidungsfindung gibt es weitere zentrale Grundsätze im Qualitätsmanagement. Betrachten wir auch für diese den Zusammenhang zur Erfassung, Analyse und Verwendung von Daten:

• Anforderungen und Erwartungen externer Stakeholder lassen sich anhand von Daten auswerten und ein aktives Beziehungsmanagement realisieren.
• Daten ermöglichen die Quantifizierung und Überwachung von Kundenerwartungen, um Kundenorientierung und nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.
• Führung und Leadership der Mitarbeitenden werden erleichtert, indem aus der Strategie messbare Ziele abgeleitet, Maßnahmen definiert und die Zielerreichung daten-basiert bewertet wird.
• Daten befähigen Mitarbeitende, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Zielerreichung objektiv zu bewerten. Dies ermöglicht messbare Erfolge zu realisieren und die Motivation (Engagement) der Belegschaft zu erhöhen.
• Der prozessorientierte Ansatz verlangt eine systematische Überwachung und Steuerung der Prozesse – Daten geben Aufschluss über die Prozessperformance und verhelfen zu faktenbasierten Anpassungen.
• Fundierte Analysen von erfassten Daten zeigen Verbesserungspotentiale auf und sind die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Je datengetriebener das Qualitätsmanagement, desto höher der Wirkungsgrad

Es zeigt sich für alle Qualitätsmanagementgrundsätze ein positiver Zusammenhang mit der effektiven Verwendung von Daten. Bezogen auf das gesamte Qualitätsmanagementsystem bedeutet dies nichts anders als, dass der Wirkungsgrad steigt, je datengetriebener ein Unternehmen agiert.

Daten spielen eine zentrale Rolle dabei, die Qualität von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen zu messen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Sie sind Enabler für ein wirksames Qualitätsmanagement, das nicht nur auf dem Papier existiert, sondern die Unternehmensperformance nachhaltig verbessert.

Wir unterscheiden dabei unterschiedliche Reifegradstufen. Auf einer initialen Stufe werden Daten weitestgehend manuell erfasst und analog verarbeitet. Daten sind nicht miteinander verknüpft, isolierte Datensilos stehen eingeschränkten Nutzerkreisen zur Verfügung. Entsprechend sind Möglichkeiten zur Auswertung stark begrenzt.

Im Reifegrad „Entwickelt“ finden Datenauswertungen mit bekannten Tools wie Microsoft Excel statt. Einfache Zusammenhänge und Muster lassen sich erkennen und bei der Entscheidungsfindung einbeziehen. Zur Erfüllung normativer Anforderungen, etwa aus der DIN EN ISO 9001, reicht diese Reifegradstufe bereits aus. Moderne Lösungen und Tools bieten jedoch viel weitreichendere Möglichkeiten, um den Wertbeitrag des Qualitätsmanagements zu steigern.

Im Reifegrad „Definiert“ lassen sich Daten in Echtzeit erfassen, miteinander integrieren und automatisiert auswerten. Datensilos werden aufgelöst, Abhängigkeiten und Zusammenhänge werden transparent. Es wird möglich, gezielt zu analysieren, warum bestimmte Ereignisse eintreten.

Der Reifegrad „Verwaltet“ geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht durch den Einsatz von KI-basierten Lösungen den Blick in die Zukunft.

Im Reifegrad „Optimiert“ werden Daten für Simulationen und Analysen einzelner Handlungsoptionen genutzt. Informationen werden proaktiv eingesetzt, um strategisch und in die Zukunft gerichtet zu entscheiden.

Fazit: Daten - Herzstück eines wirkungsvollen QM-Systems

Daten und Qualitätsmanagement gehören zusammen. Unternehmen, die es verstehen ihre Daten im Qualitätsmanagement effektiv zu nutzen, können Mehrwerte erzielen, die weit über die bloße Einhaltung von Normen hinausgehen.

Sie werden nicht nur in die Lage versetzt, die Qualität von Prozessen und Produkten kontinuierlich objektiv zu bewerten, sondern auch vorausschauend zu optimieren und proaktiv auf Marktanforderungen zu reagieren.

Daten sind der Schlüssel, um aus einem standardisierten QM-System einen echten Wettbewerbsvorteil zu entwickeln. Clever eingesetzt, schaffen sie volle Transparenz und Kontrolle für nachhaltigen Erfolg.

Kurz gesagt: Daten sind der Game-Changer im modernen Qualitätsmanagement.

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