So einfach in den Urlaub wie noch nie – mit der Urlaubsantrags-App von adesso

Der nächste Urlaub steht vor der Tür und wie gewohnt muss ein entsprechender Urlausantrag per E-Mail an die richtigen Personen versendet werden. Dabei darf das Office natürlich nicht vergessen werden – dieses ist für den E-Mail-Verkehr in CC zu setzen. Doch auch nachdem der Antrag vom entsprechenden Vorgesetzten bearbeitet wurde, ist der Prozess noch nicht abgeschlossen – die Informationen aus den E-Mails müssen vom Office in ein Excel übertragen werden und dies erfolgt ebenfalls manuell.

Genau dieser Prozess ist nun für die Mitarbeitenden von adesso Austria Geschichte. Mit der Microsoft Power Platform ist es möglich, Urlaubsanträge zentral über eine einzige App für alle Stakeholder zu verwalten.

Die Ausgangslage

Urlaubsanträge gibt es über das Jahr gesehen jede Menge – nicht nur bei adesso Austria. Dementsprechend viele E-Mails werden zwischen den Mitarbeitenden, Vorgesetzten und dem Office ausgetauscht. Die Kommunikation ist dabei je nach Teammitglied unterschiedlich und entspricht keinen einheitlichen Standards. Und was tun, wenn E-Mails unbeantwortet bleiben, beziehungsweise der/die Verantwortliche selbst gerade im Urlaub ist und der Antrag daher in Vergessenheit gerät? Zudem ist es sowohl für das Management sowie für die Teamleads schwierig, einen Überblick zu behalten, wann jemand für wie lange im Urlaub ist. Dadurch wird nicht zuletzt auch die Planung von Projekten deutlich erschwert.

Eben diese oben beschriebenen Aspekte dienten für uns, Dominik (Entwickler) und Robert (Consultant) als Anreiz, um für den Use Case „Urlaubsantrag“ eine innovative und effiziente Lösung zu entwickeln. Ziel war es, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, der

• Sonderfälle beachtet (unter anderem die Regelung des Sonderurlaubs),
• eine schnelle Übersicht über aktuelle Anträge und das einfache Absenden von Urlaubsanträgen ermöglicht,
• das Office von der manuellen Arbeit entlastet und
• die entsprechenden Infos automatisch in ein Excel überträgt.

Mit Hilfe der Microsoft Power Platform, genauer gesagt mit PowerApps und Power Automate, ist es uns gelungen, eine App zu schaffen, die genau diese Anforderungen erfolgreich umsetzt.

Das Projektteam

Wie vorhin kurz erwähnt, bildete die Zusammenarbeit zwischen Consultant und Developer die Basis für den Projekterfolg. Erstmalig wurde bei adesso Austria intern ein Projekt in dieser Konstellation umgesetzt. Durch die Kombination unterschiedlicher Problemlösungsansätze und fachlicher Schwerpunkte der beiden adessi war es möglich, die Problemstellung ganzheitlich zu verstehen, die entsprechende Lösung zu planen sowie auch umzusetzen und dabei einen reibungslosen Rollout der App für alle adessi zu gewährleisten. Gerade dank der Entwicklung mittels Microsofts PowerApps, einer Low-Code-Technologie, war es für mich möglich, trotz geringer Entwicklungserfahrung, Änderungen in der App durchzuführen und für komplexere Implementierungen auf Dominiks Expertise zurückzugreifen. Ein Aspekt ist jedoch besonders hervorzuheben: der organisatorische Aufwand und die Qualität der Umsetzung erreichte durch die oben beschriebene Co-Kreation eindeutig ein neues Level. Durch eine intensive und agile Zusammenarbeit konnten die unterschiedlichen Erfahrungsbereiche der beiden adessi nahtlos kombiniert werden, während ein detailliertes Requirements Engineering die Grundlage für den Erfolg legte.

Das Big Picture verstehen

Bevor mit der Entwicklung der App begonnen werden konnte, ging es zunächst darum, einen detaillierten Einblick in den Ablauf der bisherigen Urlaubsverwaltung zu erlangen. Wie werden Urlaube beantragt? Wie werden diese bei Bedarf storniert? Wie wird mit Sonderurlauben umgegangen? Diese und viele weitere Fragen beschäftigten uns besonders zu Beginn.

In einem ersten Brainstorming-Workshop versuchten wir aus den gesammelten Informationen einen einheitlichen Prozess abzubilden. Um in weiterer Folge eine Umsetzung mittels Low-Code-Technologie in PowerApps zu ermöglichen, wurden bereits zu diesem Zeitpunkt die Rahmenbedingungen für die bevorstehende App-Entwicklung aktiv mitbedacht.

Der erste Low Code/No Code Entwurf

Die Microsoft Power Platform bietet dank PowerApps-Studio, einem Low Code/No Code App-Baukasten, die Möglichkeit mit geringem Entwicklungsaufwand im Vergleich zu herkömmlicher Programmierung Applikationen für Desktop und Smartphone zu entwickeln. Aus diesem Grund war es möglich, den zuvor erstellten Prozess für Urlaubsanträge schnell und problemlos in einen allerersten App-Rohentwurf zu transferieren. Funktional stellte dieser Entwurf, bis auf einzelne Feinheiten, bereits eine funktionstüchtige Anwendung dar. Der Genehmigungsprozess für einen Urlaub konnte so bereits zu einem frühen Zeitpunkt direkt in der App gestartet werden, wodurch eine automatisierte E-Mail an den passenden Vorgesetzten getriggert wurde. Das User Interface beziehungsweise die einhergehende Usability waren zu diesem Zeitpunkt hingegen noch nicht reif für die Enduser.

Userinterface und Usability der App

Für ein einheitliches, ansprechendes Design und eine damit verbundene konfliktfreie Bedienbarkeit der App reichte das Wissen unseres zweiköpfigen Projektteams allein jedoch nicht aus. Aus diesem Grund haben wir intern Unterstützung von Experten und Expertinnen zum Thema Usability und Design holt. Dabei muss eine wichtige Erkenntnis ganz besonders hervorgehoben werden: bei der Entwicklung mit PowerApps beziehungsweise Low-Code im Allgemeinen ist das vorzeitige Einholen von entsprechenden Design-Richtlinien wesentlich. Aufgrund des UI-getriebenen Entwicklungsansatzes stellte es sich als sehr aufwendig heraus, das Design erst in nachgelagerten Schritten kontinuierlich zu verändern. Durch Verändern oder Löschen von verwendeten Steuerelementen gingen oftmals wesentliche Funktionen der App verloren und mussten erneut programmiert werden. Dadurch entstand ein zeitlicher Mehraufwand. Gleichzeitig kristallisierte sich aus dieser Gegebenheit jedoch ein großer Vorteil heraus: die Möglichkeit der sekundenschnellen Umsetzung beziehungsweise Einarbeitung von Feedback bezüglich Design und UI führte zu einem regen Austausch mit den Fachleuten, da Änderungsvorschläge oftmals direkt „vor Ort“ implementiert und diskutiert werden konnten.

Finale Anpassungen und Testdurchläufe

Nachdem mittels zahlreicher Feedback-Schleifen die Basis für das Design geschaffen wurde, ging es im nächsten Schritt darum, bisher noch ausständige funktionale Anforderungen in der App zu implementieren. Hierzu zählte unter anderem ein direkter Hinweis an den User, sollte sich der entsprechende Vorgesetze gerade selbst im Urlaub befinden und in diesem Fall ein Weiterleiten des Antrages an dessen Stellvertretenden. Des Weiteren wurde eine Logik eingebaut, die es dem Geschäftsführer ermöglicht, offene Anträge jederzeit in Vertretung zu genehmigen oder abzulehnen.

Zu guter Letzt stellte das Testen durch andere adessi ein weiteren Erfolgsfaktor dar. Neben einem Testbuch, das den User Schritt für Schritt durch die Anwendung begleitete, setzten wir auf das sogenannte „Freestyle Testing“. Hier wurden mit einer kleinen Gruppe an adessi spontane Use Cases durchbesprochen. Durch das Kombinieren beider Methoden konnte sowohl die Anzahl der Fehler erheblich reduziert als auch letzte Verbesserungsvorschläge eingeholt werden.

Von der Idee bis zum Go-Live

Die Microsoft Power Platform bietet dem User zahlreiche Möglichkeiten, mit Hilfe der Low-Code-Technologie in kurzer Zeit Applikationen zu entwickeln, um alltägliche Prozesse durch technische Hilfestellungen zu unterstützen oder diese sogar komplett zu automatisieren. Ideen für Prozessoptimierungen können unkompliziert in einer PowerApps umgesetzt werden, ohne dabei auf komplexe Entwicklungsumgebungen angewiesen zu sein. Use Cases, wie zum Beispiel die Urlaubsverwaltung, sind für Unternehmen oft trotz ihrer überschaubaren Komplexität schwer zu optimieren, da häufig unterschiedliche Medien und damit Schnittstellen im Einsatz sind. In unserem Beispiel konnte dieses Problem durch eine kompakte App mit automatischem Genehmigungsflow in wenigen Tagen gelöst werden.

Daher unser Fazit: der Einsatz von Low-Code Technologie und die dabei erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen CONS und DEV ermöglicht nun die Abwicklung des Urlaubsantrags schneller denn je.

Wenn ihr erfahren möchtet, mit welchen Dingen wir uns im Microsoft-Kontext sonst noch so beschäftigen, dann werft einen in unsere bisherigen Beiträge aus dem Microsoft-Umfeld.