Ist eine Single Source of Truth (SSoT) im Labor notwendig?

Labore arbeiten heutzutage mit Hochdruck, um die Probleme zu lösen, die durch die exponentielle Zunahme an Daten entstehen. Dafür werden verschiedene Konzepte und Technologien entwickelt, die den Laboren helfen sollen, diese Herausforderungen optimal zu meistern. Das Ziel ist, das Labor der Zukunft so zu gestalten, dass dieses effizient, komplett digital und hochautomatisiert ist. Einer der bestehenden Ansätze ist das Konzept der Single Source of Truth (SSoT).

Die SSoT – also die einzige verlässliche Informationsquelle – ist ein Konzept, bei dem Daten eines Unternehmens zentral gespeichert werden. Eine andere Möglichkeit als die zentrale Speicherung von Daten ist die zentrale Speicherung von Verweisen auf diese Daten. In beiden Fällen sind die Daten eindeutig zu identifizieren, so dass alle im Unternehmen auf nur eine einzige vertrauenswürdige Quelle zugreifen können.

Warum sollten Labore eine SSoT haben?

Die Einführung einer SSoT gewährleistet, dass es nur eine einzige vertrauenswürdige Quelle für die Daten gibt. Eine SSoT bringt daher folgende Vorteile:

• Keine doppelten Arbeiten: Da es nur eine Datenquelle gibt, wird sichergestellt, dass nur an einer Version der Datei gearbeitet wird. Dadurch wird Doppelarbeit vermieden, die die Kosten in die Höhe treiben würde, da die Mitarbeitenden ihre Zeit ineffizient nutzen würden.
• Schnellere Prozesse: Im Gegensatz zu einer Laborumgebung, in der viele Datensilos existieren, sind die Daten in einer SSoT leichter auffindbar. Dies beschleunigt die Prozesse, da der Datenfluss kontinuierlich ist.
• Probleme werden schneller erkannt: Wenn stets die richtigen und aktuellen Daten zur Verfügung stehen, können Entscheidungen schneller getroffen werden. Fehler werden schneller erkannt.
• Bessere Kommunikation: Da alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den richtigen Versionen der Daten arbeiten, kann die Kommunikation auf der gleichen Basis erfolgen, wodurch Missverständnisse vermieden werden.
• Bessere Entscheidungsfindung: Datenbasierte Entscheidungen sind wichtig für alle Unternehmen. Bei einer SSoT sind alle Daten eindeutig, wahr und genau. Daher können Entscheidungsträgerinnen und -träger darauf vertrauen und somit bessere Entscheidungen treffen.
• Besseres Image des Labors: Wenn das Unternehmen seine Daten besser verwaltet, wirkt sich das auch auf die Produktdaten aus. Dadurch verbessert sich die Qualität der Dienstleistung. Die Kundenzufriedenheit steigt und das Image des Unternehmens verbessert sich.

Schritte zur Erstellung einer Single Source of Truth (SSoT)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine SSoT zu erstellen. Im Allgemeinen wird empfohlen, die folgenden Schritte zu befolgen:

• 1. Von Anfang an sollten die regulatorischen Aspekte und Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden. Die Anforderungen müssen ständig berücksichtigt werden, um die SSoT so zu gestalten, dass sie diesen Anforderungen gerecht wird.
• 2. Akzeptanz von allen Beteiligten gewinnen. Hat man sich entschieden, eine SSoT einzuführen, dann sollte diese Entscheidung effizient auf allen Ebenen kommuniziert werden. Doch das allein reicht nicht aus. Alle Mitarbeitenden müssen zusätzlich die Technologie und deren Zweck verstehen. Dies kann am besten in Form einer Schulung oder eines Workshops geschehen, wo nicht nur Fragen beantwortet, sondern auch diskutiert werden können.
• 3. Datenquellen identifizieren. Eine SSoT muss alle Datenquellen einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Daten in der SSoT vorliegen. Andernfalls hätte die SSoT ihren Zweck nicht erfüllt.
• 4. Daten digitalisieren und konsolidieren. Dieser Schritt kann bereits vor der Entscheidung einer SSoT ausgeführt werden. Dies ist sogar zu empfehlen, da die Digitalisierung selbst zu einer hohen Effizienzsteigerung führen kann. Spätestens nach der Entscheidung über die Einführung einer SSoT und der Identifizierung der Datenquellen sollten alle Daten digitalisiert und konsolidiert werden.
• 5. Software auswählen. Eine SSoT ohne Software-Unterstützung birgt viele Risiken – unter anderem menschliche Fehler, keine Rückverfolgbarkeit und fehlende Kontrolle. Daher ist eine Software nicht mehr wegzudenken. Es ist wichtig, die Anforderungen an die Software zusammen mit der IT-Abteilung genau zu definieren, damit sie für alle Parteien (Fachabteilung, IT-Abteilung und Softwareanbieter) verständlich sind. Die Software muss auf jeden Fall die Funktionalität besitzen, Daten aus allen vorhandenen Systemen ziehen zu können.
• 6. Verantwortlichkeiten definieren. Eine SSoT muss kontinuierlich angepasst werden, da neue Datenquellen im Laufe der Zeit entstehen oder alte nicht mehr gültig sind. Aus diesen Gründen sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür verantwortlich sein, dass ihre Daten aufbereitet werden und in hoher Qualität zur Verfügung stehen. Die Mitarbeitenden sollten auch die Kriterien definieren, nach denen die Datensätze in Dashboards und Analysetools verwendet werden. Letztendlich dienen diese Daten den Entscheidungsträgerinnen und -trägern als Grundlage für ihre Entscheidungen.

Ist eine SSoT im Labor notwendig?

Eine SSoT hilft dabei, Datenprinzipien wie FAIR oder ALCOA+ zu erfüllen, indem die Qualität der Daten gesteigert wird. Eine SSoT hat zudem den Vorteil, dass allen Entscheidungsträgerinnen und -trägern alle Informationen aus den verschiedenen Einheiten vorliegen und somit datengestützte Entscheidungen getroffen werden können. Trotzdem bleibt die Frage, ob die Einführung einer SSoT im Labor sinnvoll ist.

Für jede Organisation stellt sich vor einer Investition immer die Frage, ob sich diese Investition lohnt. Dies gilt natürlich auch für eine SSoT. Die Vorteile einer SSoT wurden bereits beschrieben. Überwiegen diese Vorteile im Vergleich zu den Investitionskosten – Zeit und Geld –, die damit verbunden sind? Eine SSoT kann auf verschiedene Weise eingeführt werden. Es gibt keine Standardlösung für eine SSoT auf dem Markt. Daher gibt es genügend Flexibilität für die Laboratorien, ihre eigene Strategie für die Einführung einer SSoT zu definieren. Diese kann so gestaltet werden, dass sich die Investition in eine SSoT in jedem Fall lohnt.

Herausforderungen bei der Einführung einer SSoT

Bei der Einführung einer SSoT müssen einige Herausforderungen gemeistert werden, damit diese erfolgreich ist. Dazu zählen:

• Alle Mitarbeitenden involvieren: Eine SSoT ist ein Prinzip, an dem ständig gearbeitet werden muss. Es ist wahrscheinlich, dass neue Geräte oder eine neue Software installiert werden, das Unternehmen weiter wächst, neue Informationssysteme eingeführt werden usw. Daher müssen all diese neuen Prozesse erneut unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit, Gesundheit und Umwelt betrachtet werden. Um dies zu ermöglichen, sind die Mitarbeitenden sehr wichtig. Dies kann durch Schulungen erreicht werden. Außerdem ist eine ausführliche Dokumentation erforderlich, die sowohl für das Labor als auch für das Personal und für Audits nützlich ist.
• Datenschutz und -zugriff: Da alle Daten an einem Ort gespeichert sind, sollten sie nur von den zuständigen Personen eingesehen werden können. Änderungen an den Daten können weitreichende Folgen haben. Außerdem müssen Änderungen nachvollziehbar sein. Schließlich müssen Backups vorhanden sein, um die Daten im Falle eines Datenverlustes wiederherstellen zu können.
• Daten sammeln: Eine SSoT bedeutet nicht nur, doppelte Datensätze zu eliminieren, sondern auch, sinnvolle Daten zu speichern. Eine SSoT sollte letztendlich kein Datenspeicher sein, sondern ein Ort, an dem Daten in hoher Qualität gespeichert werden. Daher sollten nur relevante Daten in einem SSoT gespeichert werden. Außerdem sollten nur Daten aus offiziellen Quellen für die weitere Analyse verwendet werden.

Fazit

Eine Single Source of Truth (SSoT) oder eine einzige verlässliche Informationsquelle ist ein Prinzip der Datenspeicherung, bei dem alle Daten aus verschiedenen Systemen an einem Ort gespeichert werden. Eine SSoT hat mehrere Vorteile, einschließlich der Vermeidung von Doppelarbeit, effizienterer Prozesse, schnellerer Erkennung von Problemen und verbesserter Kommunikation. Einer der wichtigsten Vorteile ist, dass Entscheidungsträgerinnen und -träger bessere datenbasierte Entscheidungen treffen können, da sie mit Hilfe der SSoT einen guten Überblick über den aktuellen Zustand des Labors haben.

Es wird daher empfohlen, eine SSoT im Labor einzuführen. Wie diese Strategie für die Implementierung einer SSoT aussieht, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Labors, dem Zeitrahmen, dem Budget und der IT-Infrastruktur. Wurden alle Datenquellen identifiziert und sind diese Daten digitalisiert, ist es bereits einfacher zu analysieren, welche Vorteile eine SSoT dem Labor bringen wird. Als letzter Punkt ist es wichtig zu betonen, dass bei der Einführung einer SSoT die Akzeptanz aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr wichtig ist, da eine SSoT ein konstanter Prozess ist, der von allen Mitarbeitenden mitgestaltet wird.