Die Macht des Wissens: Wie Veränderungen durch effektives Lernen erfolgreich gelingen

Change, Veränderung, Wandel – Warum hört man diese Buzzwords in letzter Zeit immer wieder?

Dass sich unsere Welt in einem ständigen Wandel befindet, der sich zumindest subjektiv immer mehr beschleunigt, ist keine Neuigkeit mehr. Dennoch wird das Thema in vielen Unternehmen immer noch stiefmütterlich behandelt. Auf der einen Seite sind Unternehmen kurzlebigen Prozessen, ständigen Marktveränderungen und vielen Einflussfaktoren ausgesetzt, die dazu führen, dass sich Menschen immer wieder neu anpassen müssen. Auf der anderen Seite werden viele bei diesen Veränderungen nicht unterstützt und wenn, dann oft nicht zielführend.

Ein Beispiel: In der IT-Welt gibt es mit jedem neuen Sprint eine Änderung in der Software, die teilweise direkte Auswirkungen auf die Anwenderinnen und Anwender hat. Diese Änderung wird aber entweder nur in einer kurzen Mail angekündigt oder es werden mit viel Aufwand große E-Learnings erstellt, die ein paar Sprints später schon wieder veraltet sein können. Und das alles neben dem Tagesgeschäft.

„Change-Kollaps“ bzw. „Change-Müdigkeit“ – Was steckt dahinter?

Jeder Change-Prozess ist immer ein gewisser Kraftakt – egal, wie groß die Veränderung sein wird. Wir befinden uns auch nicht mehr in dem einem Change-Projekt oder in dem einem Change-Prozess. Unternehmen müssen sich ständig weiterentwickeln und anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und am Markt zu bestehen. Wer glaubt: „Wir machen jetzt mal ein Transformationsprojekt und gut ist“, der liegt falsch und handelt nicht zeitgemäß.

Aus diesem Grund muss sich das Unternehmen immer wieder die Frage stellen, wie sinnvoll und zielführend beispielsweise die Einführung einer neuen Technologie oder die Veränderung der Organisationsstruktur ist. Bei falscher Herangehensweise und falscher Organisation der ständigen Transformationen kann es schnell zu einer Veränderungsermüdung oder eben zum sogenannten Change-Kollaps kommen – nach dem Motto: „Nicht schon wieder etwas Neues“. Damit verbunden sind Risiken, wie hohe Reibungsverluste durch Motivationsverlust, Mitarbeitenden Fluktuation, hohe Krankenstände oder sinkende Produktivität. Diese Faktoren wirken sich letztlich auch monetär aus.

Mit der richtigen Change-Strategie und dem passenden Lernkonzept, werden die Risiken jedoch deutlich minimiert. Wichtig ist, dass Maßnahmen passgenau und zeitlich abgestimmt sind. Damit Menschen aber gar nicht erst in den Change-Kollaps geraten, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden. Zum Beispiel Change- und Lernmotivation. Menschen wollen verstehen, warum sich etwas ändert. Nur dann kann sich eine intrinsische Motivation entwickeln. Diese führt wiederum dazu, dass Veränderungen überhaupt angenommen werden. Wichtig ist auch, dass die Kraft, welche Mitarbeitende für Veränderungen benötigen, deren Ressourcen nicht übersteigt – dementsprechend ist eine Dosierung der Veränderung mit Verschnaufpausen sehr wichtig. Und natürlich ist jeder Mensch anders und nimmt Veränderungen stärker oder schwächer wahr. Maßnahmen müssen daher zielgruppengerecht ausgerichtet werden.

Lernen in Change-Management-Projekten

Der Wechsel von einem alten in einen neuen Zustand – das versteht man im Allgemeinen unter einer Veränderung. Damit dieser Zustandswandel tatsächlich stattfindet, muss jeder Mensch einen Lernprozess durchlaufen. Lernen kann somit als Brücke zwischen dem alten und dem neuen Zustand gesehen werden.

Veränderung beinhaltet einen Lernprozess, der nicht isoliert betrachtet werden kann. Dieser Prozess beginnt mit der Kommunikation zu Beginn der geplanten Veränderung und endet, wenn die Veränderung abgeschlossen ist - falls dies jemals der Fall sein sollte. Da Veränderungen oft mit Unsicherheit und Widerstand verbunden sind, ist es wichtig, zu Beginn des Veränderungs- und Lernprozesses das „Warum“ zu formulieren. Wie bereits betont, wird die Umsetzung der Veränderung aus Sicht des Unternehmens reibungsloser verlaufen, wenn die von der Veränderung Betroffenen verstehen, warum sie etwas lernen sollen. Erst wenn das „Warum“ feststeht, kann das “Was” in den Fokus rücken.

Hier ist es wichtig, in einem ersten Schritt zu klären: Was soll vermittelt werden? Darauf aufbauend können eine Lernstrategie und die entsprechenden Lernmaßnahmen ausgewählt werden. Konkret bedeutet dies, dass man sich darüber im Klaren sein muss, welche Art von Wissen oder Kompetenz Mitarbeitenden vermittelt werden muss, damit er oder sie die Veränderungen durchlaufen kann und am Ende auch im „neuen“ Zustand ankommt. Hier könnte man zum Beispiel zwischen theoretischem Wissen, Erfahrungswissen, kulturellem Wissen oder auch wissensunabhängigen Kompetenzen wie Team- oder Konfliktfähigkeit unterscheiden.

Nehmen wir als Beispiel den Prozess des Kaffeekochens. Wir gehen davon aus: Das Unternehmen möchte ab sofort, dass die Mitarbeitenden ihren Kaffee mit einer Bialetti kochen und nicht mehr den Kaffeevollautomaten benutzen. Um sie in die Lage zu versetzen, Kaffee zu kochen, sind nun unterschiedliche Arten von Wissen erforderlich. So müssen sie beispielsweise den Prozess und seine einzelnen Schritte verstehen. Dies ist das klassische theoretische Wissen. Erfahrungswissen wäre, dass die Kaffeekanne nach dem Aufbrühen sehr heiß ist und man kurz warten muss, bevor man den Kaffeesatz entfernen kann. Gleichzeitig ist es im Unternehmen erwünscht, dass man den Kolleginnen und Kollegen einen Kaffee anbietet, wenn man selbst einen macht. Hier befinden wir uns eher beim kulturellen Wissen.

Schon am einfachen Beispiel des Kaffeekochens wird deutlich, dass wir unterschiedliche Dinge bei einer Veränderung lernen müssen – und so unterschiedlich wie die Lerninhalte sind, so unterschiedlich sollten auch die Lernmaßnahmen sein.

Konkrete Lernmaßnahmen

Die Vielfalt ist groß. Sie kann von einer KI-basierten Lernplattform mit integrierten Online-Lerninhalten bis hin zu Communities, Schulungen oder Coaching reichen.

Nehmen wir beispielsweise Online-Lerninhalte innerhalb einer KI-basierten Lernplattform. Darüber kann klassisches theoretisches Wissen erfolgreich vermittelt werden – also die Prozessschritte des Kaffeekochens. Innerhalb der Lernplattform sind Videos, E-Learnings oder Wissensartikel in kleineren Lerneinheiten hinterlegt. Das System lernt mit der Zeit, welche Inhalte, welche Formate oder welche Dauer der Lerneinheiten für die jeweilige Person am besten geeignet sind und wird so zu einer Art persönlichem Lernbuddy. Die Mitarbeitenden können sich die Lerninhalte in ihrem eigenen Tempo und mit beliebig vielen Wiederholungen oder Pausen ansehen.

Lernmaßnahmen für das Erfahrungswissen

Erfahrungswissen lebt davon, dass es im Austausch mit anderen Menschen aufgebaut wird. Die hohe Bedeutung wird deutlich, wenn Menschen danach befragt werden, warum sie an Schulungen teilnehmen. Ein Großteil gibt hier an, dass sie sich mit Kollegen vernetzen und sich über Best Practice austauschen wollen. Eine Schulung eignet sich aus Sicht des Teilnehmenden also sehr gut zum Aufbau von Erfahrungswissen. Ein E-Learning hätte hier sicherlich nicht den gleichen Effekt.

Dementsprechend muss das jeweilige Format immer mit der geplanten Wissensvermittlung abgeglichen werden. Trotz dieser detaillierten Planung steht am Ende einer Lernstrategie keine Lernmaßnahme für sich allein. So wie die Wissensarten teilweise verschwimmen und Überschneidungspunkte aufweisen, so verhält es sich auch mit den Lernkonzepten, die entwickelt werden.

Das Zusammenspiel der Lernkonzepte

Wie bereits erwähnt, besuchen viele Personen Schulungen, um ihr Erfahrungswissen aufzubauen oder zu erweitern. In vielen Fällen konzentrieren sich die heutigen Schulungen jedoch noch vorwiegend auf die Vermittlung von theoretischem Wissen. Um Theoriewissen zu vermitteln, bedarf es allerdings gar nicht immer so vieler Menschen. Viele wollen in ihrem eigenen Tempo lernen. Was bedeutet das im Endeffekt? Ein klassischer Blended-Learning-Ansatz ist eine gute Wahl. Theoriewissen wird vorab in einem E-Learning vermittelt und am Schulungstag wird das Erfahrungswissen in den Mittelpunkt gestellt. So kommt man den Bedürfnissen der Mitarbeitenden am besten entgegen. Am Schluss wird dadurch das Lernerlebnis verbessert und sichergestellt, dass wertvolle Lernzeit nicht verschwendet wird.

Die Zeit der Folien- und Videoreihen und der tagelangen Schulungen - ob online oder offline - ist vorbei. Das ist nicht zielführend, nicht nachhaltig und vor allem nicht wirtschaftlich. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden einen riesigen Lernkatalog an, was auf den ersten Blick toll ist. Aber wie wird überprüft, welches Training wirklich zum Einzelnen passt und vor allem, wie nachhaltig das Training ist?

Nehmen wir an, eine Mitarbeiterin soll eine neue Softwareanwendung lernen. Die Schulung dauert fünf Tage am Stück, danach kann sie eine Prüfung ablegen und erhält ein Zertifikat. Es ist schön, dass die Mitarbeiterin ein Zertifikat hat und sie die Technologie theoretisch gelernt hat. Aber beherrscht sie die neue Technologie auch wirklich? Stichwort Bulimie-Lernen: Wie nachhaltig ist das in so kurzer Zeit angeeignete Wissen? Was passiert, wenn die Mitarbeiterin das neue Wissen nicht sofort anwenden kann?

Die Zukunft des Lernens – Was sich verändern muss

Es gibt viele Möglichkeiten, damit das Lernen zukünftig eine nachhaltigere Wirkung zeigt. Ein konkreter Ansatz wäre die Anpassung des Lernzeitraums. Lernen benötigt viel Kraft, weshalb Ruhe- und Reflektionspausen eine hohe Relevanz haben. Beim Trainieren unserer Muskeln machen wir schließlich auch Pausen. Dementsprechend ist eine Option, dass Lernen mehr in die Länge zu ziehen. Statt also alle Inhalte auf einmal zu lernen, wird das Lernen in mehrere Teile aufgeteilt. Am Beispiel der Schulung bedeutet das: Der Lerninhalt wird nicht punktuell innerhalb von zwei Tagen vermittelt. So viele Informationen kann das Gehirn ohnehin nicht auf einmal verarbeiten. Stattdessen werden mehrteilige Lernserien über mehrere Wochen aufgebaut. Darin bekommen die Teilnehmenden jede Woche, z. B. mit einem Aufwand von 1 – 2 Stunden pro Woche, bestimmte Inhalte vermittelt und können diese anschließend reflektieren. Dadurch können sie sich viel tiefer mit den jeweiligen Inhalten auseinandersetzen und diese langfristig abspeichern. Weitere nicht zu unterschätzende Nebeneffekte dieser Form der Wissensvermittlung, sind die Erfolgserlebnisse der Mitarbeitenden, die erhöhte Akzeptanz der Veränderungen und der damit verbundene monetäre Effekt. Diesen Ansatz will adesso zukünftig auch in unseren Schulungen und in den Schulungskonzepten für unsere Kundinnen und Kunden integrieren.

Wir wissen: Der Umschwung zu sinnvollen, effizienten Lernmaßnahmen braucht wie jede Veränderung Zeit und Kraft. Aber wer nicht oder schlecht lernt, braucht auf Dauer mehr. Wenn das verinnerlicht wird, ist der erste Schritt getan.

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