Unsere Kunden hatten vor mehreren Jahren erstmals die Technologie rund um Robotic Process Automation (RPA) kennengelernt. Mit großen Versprechungen und Erwartungen wurden diverse Versuche unternommen, um die RPA-Software und die ersten Bots produktiv einzusetzen. Manche dieser Versuche waren erfolgreich, manche weniger. In der Zwischenzeit sind mehrere Jahre vergangen und erste Erkenntnisse sind gesammelt. Versicherungen und Unternehmen aus anderen Branchen haben dutzende Prozesse automatisiert und freuen sich über die zeitlichen Einsparungen, die sie täglich haben, oder über die steigende Qualität der Arbeitsergebnisse. Trotzdem sind viele RPA-Projekte nicht so erfolgreich, wie sie es hätten sein können. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber oft lag es daran, dass die Technologie noch nicht ausgereift genug war.

Insbesondere für die Versicherungsbranche hat die Technologie großes Potenzial und wird bereits in verschiedenen Bereichen eingesetzt, jedoch hat der Erfolg oft nicht den Erwartungen entsprochen. Die RPA-Anbieter haben darauf inzwischen reagiert und ihre Produkte um wesentliche Bestandteile ergänzt. Hier möchten wir drei Aspekte näher beleuchten, die sich in den letzten Jahren grundlegend verändert haben.

1. RPA-Strategie

Viele RPA-Projekte begannen mit kleinen Entwickler-Teams für alle RPA-Prozesse im Unternehmen. Ein dauerhafter Betrieb und eine permanente Wartung blieben dabei häufig auf der Strecke. Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung von RPA-Prozessen war die Tatsache, dass es oft im Schatten der IT-Abteilung passierte. In vielen Fällen wurden RPA-Prozesse von anderen Teams im Unternehmen selbst entwickelt und umgesetzt, was oft zu Konflikten mit der IT-Abteilung führte. Eine klare Strategie und Vorgehensweise, wie RPA-Prozesse im Unternehmen umgesetzt werden sollten, hat gefehlt.

Unsere Empfehlung:

Eine klare Vorgehensweise für die Implementierung von RPA-Prozessen im Unternehmen definieren. Die Einbindung der IT-Abteilung von Anfang an ist entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und eine effektive Integration der RPA-Technologie in die bestehende IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Ein spezialisiertes RPA-Team kann dabei helfen, eine erfolgreiche Umsetzung und einen reibungslosen Betrieb von RPA-Prozessen sicherzustellen. Letztendlich ist es wichtig, bei der Implementierung von RPA-Prozessen im Unternehmen eine langfristige Perspektive zu haben und sicherzustellen, dass die Infrastruktur auf Dauer effizient und stabil bleibt.

2. Prozessanalyse

Eine unzureichende Prozessaufnahme kann zu Mehrkosten und Prozessfehlern führen. Wenn ein Unternehmen RPA-Prozesse implementieren möchte, ist es wichtig, den Prozessablauf genau zu verstehen und Schwachstellen zu identifizieren. Eine unzureichende Prozessaufnahme kann dazu führen, dass wichtige Schritte im Prozess übersehen werden, was zu unerwarteten Fehlern und Mehrkosten führt.

Unsere Empfehlung:

Ein Anforderungsmanagement einführen. Dabei sollten alle Anforderungen an den RPA-Prozess systematisch erfasst, dokumentiert und überprüft werden. Zudem sollten Quality Gates eingeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen korrekt umgesetzt wurden und der Prozess reibungslos funktioniert. Auch die Einführung von Dokumentationsvorgaben kann dabei helfen, dass alle Schritte im Prozess festgehalten werden und dass Änderungen und Verbesserungen nachvollziehbar sind. Durch diese Handlungsempfehlungen können Prozessfehler vermieden werden und die Effizienz des Prozesses wird maximiert.

3. Auswahl der RPA-Software

Oftmals wurden in der Vergangenheit neue RPA-Prozesse ohne Berücksichtigung der bestehenden Infrastruktur implementiert. Dies führte zu einer unzureichenden Integration der neuen Prozesse in das bestehende System, was wiederum zu Problemen bei der Entwicklung neuer Prozesse führte.

Unsere Empfehlung:

Die DNA des Unternehmens sollte berücksichtigt werden, um eine optimale Auswahl der RPA-Software zu gewährleisten. Es ist wichtig zu verstehen, wie das Unternehmen arbeitet, welche Systeme es bereits im Einsatz hat und wie diese miteinander interagieren. Nur so kann eine RPA-Software ausgewählt werden, die nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert werden kann.

Fazit

In den letzten Jahren hat die Technologie im RPA-Bereich enorme Fortschritte gemacht und ist nun gereift, um adäquat in die restliche IT-Infrastruktur integriert zu werden. Eine Anlehnung an das Vorgehen nach DevOps ist fast immer möglich, wobei eigene Aktivitäten auf Pro-Code-Basis, Bibliotheken und Frameworks eine wichtige Rolle spielen können. Darüber hinaus bieten viele Anbieter erste Ansätze im Bereich Intelligent Process Automation (IPA), bei dem die RPA-Technologie um Methoden aus der Künstlichen Intelligenz angereichert wird.

adesso kann dabei unterstützen, den IPA-Bereich auszubauen. Wir können helfen, typische Stolperfallen zu vermeiden, die bei der Einführung von RPA-Prozessen oft aufgetreten sind, und so eine erfolgreiche Einführung von IPA-Prozessen gewährleisten. Mit einer langjährigen Erfahrung stellen wir sicher, dass die Einführung von IPA-Prozessen nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert wird.