Übersicht im Automatisierungs-Dschungel

In der heutigen Zeit werden Unternehmen durch die Globalisierung vor diverse Herausforderungen gestellt. Disruptive und digitale Geschäftsmodelle stellen langjährig etablierte Unternehmen auf die Probe. Damit einhergehend wird die IT in Unternehmen immer mehr als ein Bestandteil des Geschäftsmodells und als wichtiger Wettbewerbsfaktor angesehen.

Unternehmen sind aufgrund der voranschreitenden Aktualität der digitalen Transformation gezwungen, ihre Platzierung in einem digitalen und dynamischen Markt, mit sich ständig ändernden Anforderungen, zu überdenken. Eine kontinuierliche Effektivitäts- und Effizienzverbesserung von angebotenen Produkten und Dienstleistungen wird unabdingbar. Während die Beziehung zwischen Prozess und Produkt als sehr eng anzusehen ist (bspw. Produkt als Output einer Prozesskette), gilt Dienstleistung = Prozess.

Der Übergang zu (teil)automatisierten Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und den Herausforderungen Stand zu halten.

DOCH – Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, um ihre Prozesse ganzheitlich, oder auch nur zu Teilen zu automatisieren?

Neben den oben genannten Herausforderungen kommt in diesem Kontext eine erschlagende Begriffssammlung hinzu:

Business Process Management (BPM) | Hyperautomation | Robotic Process Automation (RPA) | Maschinelles Lernen (ML) | Process Mining | Business Process Automation (BPA) | Künstliche Intelligenz (KI) | No-/Low-/Pro-Code | Intelligent Automation (IA)

ABER – Was sind die Unterschiede? Gibt es Zusammenhänge? Müssen alle Ansätze, Technologien und Werkzeuge ihren Einsatz finden, um einen Reifegrad zu erreichen, der als erfolgreich angesehen wird?

DIE ANTWORT? JEIN und ES KOMMT DARAUF AN ??.

JA – es gibt Unterschiede, es gibt Zusammenhänge. NEIN – es müssen nicht alle Technologien eingesetzt werden.

Ansätze, Technologien oder Werkzeuge dienen immer nur als Mittel zum Zweck und sind kein Selbstzweck. Wir kennen doch alle das Sprichwort: «Das beste Werkzeug ist nur so gut, wie der Handwerker (oder die Handwerkerin), der (die) es benutzt.» Oder? Genau das gilt auch hier.

Damit kommen wir zu ES KOMMT DARAUF AN.

Vorab gilt es, diverse Fragen zu beantworten. Wo stehen wir (Status Quo)?; In welchem Prozessreifegrad befinden wir uns und die externen Prozessbeteiligten (Lieferanten, Kunden, …)?; Welches Know-how besitzen wir/unsere personelle Ressourcen?, …? → IST-Zustand erfassen!

Daraufhin folgt die Frage nach dem Nordstern (den Zweck identifizieren)! Wo möchten wir in einem, drei und/oder fünf Jahren stehen? …? → SOLL-Zustand erfassen!

DANN – im Einklang mit den Antworten, werden der angemessene Ansatz, die passende Technologien und die dabei unterstützenden Werkzeuge ausgewählt.

NUN brauchen wir jedoch auch etwas Licht in der Begriffswolke. Was steckt hinter den Begriffen? Sind es nur Buzzwords? In welchem Zusammenhang stehen sie zueinander?

Stellen wir mal BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) in den Vordergrund.

BPM ist ein ganzheitlicher Managementansatz, der sich in Abstimmung mit den Unternehmensstrategiezielen mit der Modellierung, Ausführung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg beschäftigt. Technologien und Werkzeuge, helfen bei der Verbesserung der Prozesse hinsichtlich der Dimensionen Zeit, Kosten, Qualität und Flexibilität.

Nehmen wir an, eine möglichst hohe BUSINESS PROCESS AUTOMATION (BPA) ist unser Hauptziel. BPA stellt dar, Prozesse in einen Zustand zu versetzen, bei denen unter Nutzung von Technologien und Werkzeugen, Tätigkeiten in Prozessen technisch automatisiert verarbeitet werden. Das steigert nicht nur die Prozessflexibilität, sondern verkürzt auch Durchlaufzeiten und setzt personelle Ressourcen frei, welche sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten fokussieren können. Damit einhergehend werden die oben genannten Dimensionen optimiert:

Zeit verkürzt (kürzere Durchlaufzeiten)

Kosten gesenkt (wiederkehrende Aufgaben werden nicht durch kostspielige personelle Ressourcen bearbeitet)

Qualität erhöht (potenzielle menschliche Fehler werden minimiert)

Flexibilität vergrössert (Änderung des Prozesses, benötigt keine Gewöhnungsphase)

HYPERAUTOMATION spiegelt das «optimale» Zusammenspiel aller eingesetzter Technologien wider, um Prozesse vollständig zu automatisieren. Sie zielt darauf ab, die Automatisierung auf ein Höchstmass zu bringen und menschliche Intervention auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Damit eröffnet Hyperautomation eine neue Dimension der Wettbewerbsfähigkeit.

JEDOCH sprachen wir öfters über «eingesetzte Technologien». Lassen Sie uns diese nun in den Kontext einbringen.

Starten wir bei der Modellierung von Prozessen. Abhängig vom Prozessreifegrad können Unternehmensprozesse bereits dokumentiert (textuell oder grafisch) und somit «identifiziert» sein - vermeintlich. PROCESS MINING unterstützt dabei, auf Basis grosser Datenmengen in Form von digitalen «Spuren» (Logdateien, Datenbanken, …), die von IT-Systemen hinterlassen werden, die aktuell «gelebte» Prozesse (IST-Zustand) zu identifizieren und in digitaler Weise aufzustellen. Damit wird die Möglichkeit eröffnet, Schwachstellen, Engpässe, unbekannte Prozessvarianten, Schatten-IT, etc. zu identifizieren und im (automatisierten) SOLL-Zustand vorzusehen, zu mitigieren oder gar zu beseitigen.

Und welche Rolle spielen Robotic Process Automation (RPA) und Intelligent Automation (IA) in diesem Zusammenhang?

NAJA – Gehen wir vom höchstwahrscheinlichen Fall aus, dass wir durch die Resultate des Process Mining identifizieren, dass fast jeder Prozess über ein Kernsystem (etwa ein ERP-, CRM-System oder auch eine Eigenentwicklung) läuft. Das lässt darauf schliessen, dass bspw. eine Abschaffung des Systems nicht ohne Risiken erfolgen kann – zumindest nicht ad-hoc. Nehmen wir zudem an, dass das System in die Jahre gekommen ist und keine technische Schnittstellen besitzt. Um uns das Automatisierungspotential nicht entgehen zu lassen, bildet genau dieses Szenario einen möglichen Fall vom Einsatz von Robotic Process Automation (RPA). Durch RPA werden Software-Bots definiert, die (genauso wie es ein Mensch tun würde) Anwendungen bedienen (Buttons klicken, Daten aus anderen Systemen lesen, Dateneingaben vollziehen, etc.).

Mit Intelligent Automation (IA) wird ein üblicher RPA-Bot in Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) gebracht, bei denen der Roboter mitbp darunterliegenden selbstlernenden Systemen selbstständig Muster erkennen, Daten interpretieren und Entscheidungen treffen kann usw. Damit ist der Bot nicht mehr an vordefinierten Entscheidungsregeln gebunden, sondern kann von Fall zu Fall «eigene» Entscheidungen treffen.

Und was für eine Rolle spielen im Gesamtkontext die Begriffe No-, Low- und Pro-Code? Na gut – für manche zu automatisierende Tätigkeiten kann der ein oder der andere Ansatz sinnvoller sein - das hängt von Fall zu Fall ab. Darüber sprechen wir sehr gerne bilateral mit Ihnen.